Comment faire en sorte que vos expéditions soient conformes à la réglementation douanière brésilienne dans ShipStation.
Depuis le 1er janvier 2020, tous les envois expédiés au Brésil doivent inclure le numéro d'identification fiscale du destinataire sur les étiquettes et les documents douaniers. Toute expédition ne contenant pas ces informations sera retourné ou éliminé par les autorités douanières brésiliennes.
Lorsque vous acceptez une commande d'un client du Brésil, veillez à recueillir l'une des informations suivantes : le CPF ou le CNPJ. Les nombres CPF et CNPJ sont tous deux le résultat d'une opération arithmétique sur les nombres de base.
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CPF (Cadastro de Pessoas Físicas, ou registre des personnes physiques), ou numéro d'identification fiscale individuelle.
Un CPF comporte 11 chiffres. Il est composé de 9 chiffres de base avec 2 chiffres à la fin. Format: 123.456.789-10
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CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas), ou numéro d'identification fiscale professionnelle.
Un CNPJ est un numéro à 14 chiffres comprenant 12 chiffres de base et 2 chiffres à la fin. Format: 123.456.789/0000-00
Veuillez vérifier auprès de vos canaux de vente les meilleures méthodes de collecte de ces informations auprès de vos clients.
Cet article explique comment ajouter ces informations dans ShipStation afin qu'elles s'impriment correctement sur les étiquettes et les formulaires de douane. En outre, la section Identifier les commandes du Brésil fournit des stratégies que vous pouvez utiliser pour identifier ces commandes et les porter à l'attention de votre personnel d'expédition, en veillant à ce que toutes les commandes du Brésil soient correctement configurées avant d'imprimer leurs étiquettes.
Une fois que vous avez le numéro d'identification fiscale requis de votre client, ajoutez ces informations au champ Société sous Destinataire dans ShipStation. Cela garantira que l'Identifiant apparaisse à la fois sur les étiquettes et sur les formulaires de douane.
Format de l'identifiant fiscale individuel
Pour un numéro CPF ou un numéro d'identification fiscale individuel, indiquez « CPF » avant le numéro. Le format de nombre doit être de 3 groupes de 3 chiffres séparés par une période, puis un tiret suivi des 2 derniers chiffres.
Par exemple : CPF 123.456.789-10
Format d’identification fiscale de l’entreprise
Pour un numéro CNPJ ou d'identification fiscale de l'entreprise, saisissez le numéro d'identification fiscale de l'entreprise, suivi d'un tiret, suivi du nom de leur entreprise.
Par exemple : 123.456.789/1011-12 - Entreprises
Ces informations seront ensuite imprimées sur l'étiquette et sur tous les formulaires douaniers requis avec l'expédition.
Erreur d’identification fiscale
Comme cet article l'explique, vous devez indiquer le numéro d'identification fiscale du client dans le champ Société pour les commandes expédiées au Brésil. Même si cet identifiant fiscal est répertorié dans le champ Société, il est possible qu'une erreur se produise si l’un de vos propres identifiants fiscaux apparait également sur la commande.
Erreur : le format de référence de l'importateur n'est pas valide. Les formats corrects sont « 000.000.000-00 » et « 00.000.000/0000-00 ».
Si cette erreur persiste, vérifiez Détails de la commande > Déclarations des douanes > Identifiants fiscaux (colonne de droite sous Configurer l'expédition) s’il existe d’autres numéros d’identification fiscale (peut-être les vôtres) et supprimez-les.
Saisissez attentivement les numéros CPF et CNPJ, car toute erreur de saisie entraînera un numéro non valide.
Identifiez les commandes expédiées au Brésil pour aider votre personnel d’expédition à s’assurer que les numéros d’identification fiscale sont correctement ajoutés avant de créer les étiquettes pour les commandes.
Utilisez l'une des nombreuses stratégies de ShipStation pour vous aider à identifier les commandes :
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Filtres. Utilisez le filtre par pays pour identifier toutes les commandes expédiées au Brésil. Enregistrez le filtre pour l'utiliser rapidement à l'avenir.
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Ajoutez des identifications à l'aide de règles d’automatisation. Créez une règle d'automatisation qui ajoutera une identification à chaque commande avec le pays de destination Brésil. Vous pouvez ensuite utiliser les identifications comme indicateur visuel, pour filtrer les ordres ou pour déclencher d'autres règles d'automatisation.
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Mettre les commandes en attente. Le fait de mettre des commandes en attente les supprime du statut En attente d'expédition , de sorte qu'elles ne soient pas expédiées accidentellement tant que vous n'avez pas assuré que le numéro d'identification fiscale est correctement ajouté.
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Envoyez un courriel à votre personnel d'expédition. Utilisez l'automatisation pour envoyer une alerte par courriel à votre responsable des expéditions, lui indiquant quelles commandes sont des commandes brésiliennes qui nécessitent son attention.
Découvrez les détails sur chaque stratégie ci-dessous. Vous pouvez utiliser n'importe quelle stratégie ou combinaison de stratégies pour adapter votre flux de travail.
Utilisez des filtres pour afficher uniquement les commandes expédiées au Brésil. Ajoutez ensuite le numéro d'identification fiscale dans le champ Entreprise pour chaque commande.
Pour filtrer les commandes par pays de destination :
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Cliquez sur le filtre Autre dans la barre de filtres.
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Choisissez Pays et sélectionnez Brésil dans la liste.
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Appliquez le filtre.
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Enregistrez le filtre si vous l’utilisez fréquemment.
Le filtre enregistré apparaîtra sous la forme d'un onglet Vue personnalisée juste au-dessus de la barre de filtre. Il sera disponible pour tous les utilisateurs de votre compte.
ShipStation affichera toutes les commandes ayant le Brésil comme pays de destination. À partir de là, vous pouvez modifier les commandes pour ajouter le numéro d'identification fiscale.
Si vous n'êtes pas prêt à modifier les commandes, vous pouvez également les identifier manuellement ou mettre les commandes en attente afin que vous ou votre personnel d'expédition puissiez facilement les identifier et les modifier ultérieurement.
Pour utiliser les règles d'automatisation, vous allez d'abord créer une identification pour vos commandes du Brésil, puis créer une règle qui ajoute l'identification à toutes les commandes destinées au Brésil.
ShipStation appliquera désormais automatiquement votre nouvelle identification à toutes les commandes expédiées au Brésil dès leur importation.
Si vous avez des commandes en attente d’expédition qui nécessitent une identification, cliquez sur le bouton Retraiter les règles d’automatisation . ShipStation appliquera toutes vos automatisations et les balises seront ajoutées aux commandes qui ont déjà été importées.
Au lieu d'identifier les commandes (ou, en plus d'identifier les commandes), vous pouvez utiliser l'automatisation pour mettre les commandes en attente. Cela sortira la commande du statut En attente d'expédition afin que votre personnel d'expédition ne l'expédie pas jusqu'à ce que les modifications appropriées soient appliquées.
Si vous avez créé la règle d'identification comme dans l’exemple ci-dessus, vous pouvez simplement ajouter d’autres actions à cette règle.
Avec cette modification de la règle, ShipStation appliquera une identification sur la commande et la fera passer de En attente d'expédition à En attente. Pour afficher et modifier les commandes, cliquez sur le statut En attente dans la barre latérale gauche de l’onglet Commandes.
Si vous souhaitez envoyer un courriel à la personne de votre organisation chargée de s'assurer que le numéro d'identification fiscale est ajouté correctement, vous devez d'abord créer le modèle de courriel que ShipStation utilisera pour le courriel. Consultez l'article Créer un modèle de courriel personnalisé pour plus de détails sur la procédure à suivre.
Une fois que vous avez créé le modèle, vous pouvez créer une règle qui enverra un courriel à votre responsable des expéditions. Dans cet exemple, nous allons ajouter ceci en tant que nouvelle action à la règle qui identifie les commandes.
En plus de l'identification de la règle, ShipStation enverra un courriel à l'adresse courriel, alertant votre personnel qu'une commande nécessite son attention.