Comment utiliser un fichier CSV pour importer des commandes en masse dans ShipStation. Comprend comment préparer le fichier CSV, une référence des mappages de champs et des solutions aux problèmes courants.
ShipStation vous permet d'importer des commandes à partir d'un fichier CSV ou délimité par des tabulations dans une boutique manuelle. Ceci est utile si vous effectuez le suivi des commandes dans une feuille de calcul ou si vous exportez des commandes depuis un canal de vente auquel ShipStation n'est pas encore intégré.
Les sections ci-dessous expliquent comment préparer votre fichier d'importation, comment importer le fichier, comment faire correspondre les champs CSV aux champs de ShipStation, comment mettre à jour les commandes à partir d'un fichier CSV, et comment résoudre les problèmes courants.
Exigence d'importation CSV
Vous devez disposer d'un forfait Bronze ou supérieur pour accéder à la fonctionnalité d'importation des commandes à partir de fichiers CSV.
Cours sur l'importation des commandes dans ShipStation de ShipStation University
Si apprendre en faisant est plus votre style, suivez le cours sur l'importation des commandes dans ShipStation de ShipStation University. Les leçons vidéo vous montreront comment importer à partir de vos magasins, à partir d'un fichier CSV, et comment créer des commandes manuelles dans ShipStation.
Avant de pouvoir lancer le processus d'importation, vous devez vous assurer que votre fichier d'importation est correctement préparé.
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Meilleure pratique : utilisez la ligne 1 de votre fichier CSV comme colonnes d'en-tête (par exemple, Numéro de commande, Nom du client, Ligne d'adresse 1, Ville, etc.).
Vos en-têtes de votre fichier CSV n'ont pas besoin de correspondre à ceux de ShipStation. Vous les associerez aux champs ShipStation correspondants pendant le processus d'importation.
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Les numéros de commande sont requis. Vous pouvez saisir vos propres numéros ou utiliser la fonction de numérotation automatique (voir ci-dessous).
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Tous les numéros de commande doivent être uniques : ils ne doivent pas se répéter pour les autres commandes du fichier CSV ni pour les commandes de votre magasin manuel ShipStation.
Si un numéro de commande dans votre fichier CSV correspond à une commande existante dans votre magasin manuel dans ShipStation, ShipStation mettra à jour cette commande pour correspondre aux données du fichier CSV.
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Commandes comprenant plusieurs articles : ShipStation combinera les lignes en utilisant le même numéro de commande en une seule commande.
Par exemple, deux lignes d'un fichier CSV avec le numéro de commande SH1001 deviendront la commande unique SH1001 contenant les éléments de chacune de ces lignes du fichier CSV.
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Numérotation automatique : ShipStation peut numéroter automatiquement vos commandes si vous configurez le magasin manuel pour l'autoriser.
Pour activer la numérotation automatique sur une boutique manuelle, accédez à
Paramètres > Canaux de vente > Configuration de la boutique > Menu d'actionpour la boutique que vous souhaitez modifier.Cochez la case pour Générer automatiquement des numéros de commande pour les commandes manuelles .> Modifier la connexion au marché
Dans votre fichier CSV, entrez AUTO dans la colonne Numéro de commande pour chaque commande que vous souhaitez numéroter automatiquement. Chaque ligne du fichier CSV sera alors importée comme une commande unique avec un numéro de commande attribué automatiquement.
Pour importer un fichier CSV de commandes dans ShipStation, suivez les étapes suivantes :
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Dans l'onglet Commandes, cliquez sur Autres actions et choisissez Importer des commandes.
ShipStation ouvrira l'écran d'importation des commandes via un fichier CSV.
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Cliquez sur +Sélectionner un fichier dans la page Importer des commandes.
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Repérez votre fichier CSV de commandes et cliquez sur Ouvrir.
Le nom de votre fichier s'affichera alors à côté du bouton +Sélectionner un fichier.
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Sélectionnez le magasin dans lequel vous souhaitez effectuer l'importation dans le menu déroulant Importer dans le magasin.
Cette étape est importante, car une fois l'importation lancée, ces commandes ne pourront pas être déplacées vers un autre magasin.
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Sélectionnez Créer un mappage de champ s'il s'agit de votre première importation via un fichier CSV.
Le mappage de champ vous permet d'indiquer à ShipStation quelles données de votre fichier vont dans quels champs de ShipStation. Pour choisir un mappage précédemment enregistré, cliquez sur l'option Utiliser un mappage enregistré et sélectionnez votre mappage enregistré dans le menu déroulant.
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Cliquez sur Téléverser.
Si vous optez pour la création d'un nouveau mappage de champ, vous serez maintenant invité à mapper vos champs. Passez à la section Mappage de champ ci-dessous pour obtenir des instructions détaillées. Pour obtenir de l'aide sur le dépannage des importations de commandes, consultez notre article Résolution des problèmes d'importation CSV.
Le mappage de champ est la façon dont vous indiquez à ShipStation où les informations contenues dans votre fichier CSV doivent apparaître. Puisque vos en-têtes de colonnes ne correspondront probablement pas exactement aux noms des champs dans ShipStation, vous allez procéder à leur mappage.
La colonne du champ ShipStation dans la fenêtre contextuelle de mise en correspondance des champs affiche les champs ShipStation auxquels vous pouvez faire correspondre. La colonne Votre en-tête de colonne contient des menus déroulants dans lesquels vous pouvez choisir parmi les colonnes dans votre fichier CSV.
Si vous ne voyez pas les noms d'en-tête de colonne dans l'écran de mappage d'importation, cela peut être dû au fait que vous avez des caractères spéciaux dans un nom de mappage enregistré. Si tel est le cas, vous devez supprimer les caractères spéciaux du CSV puis relancer le processus d'importation.
Affectez les champs ShipStation de gauche aux en-têtes de colonne correspondants de droite.
L'image ci-dessus n'est pas une liste exhaustive de toutes les colonnes disponibles. En défilant vers le bas dans la fenêtre contextuelle, vous découvrirez toutes les colonnes disponibles!
Mise en correspondance automatique des champs
Si vous nommez les en-têtes de colonne dans votre fichier d'importation CSV pour qu'ils correspondent aux noms de champ ShipStation, les listes déroulantes de mappage de champ seront automatiquement définies. Cela signifie que vous n'aurez pas besoin de mapper manuellement chaque en-tête de colonne.
Une fois toutes les colonnes de ShipStation mises en correspondance avec vos données, nous vous recommandons d'enregistrer le mappage des champs pour les importations futures.
Saisissez un nom dans le champ Nom du mappage des champs. Nommez le mappage des champs à l'aide de caractères alphanumériques uniquement.
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Démarrer l'importation.
Une fois que ShipStation aura terminé le processus d'importation, vos commandes seront visibles dans la section En attente d'expédition de votre écran de commandes, dans la boutique manuelle que vous avez choisi pendant le processus d'importation.
Vous pouvez également utiliser le processus d'importation CSV ci-dessus pour mettre à jour les commandes qui existent déjà dans vos boutiques manuelles.
ShipStation mettra à jour les commandes de votre boutique manuelle sélectionnée qui ont des numéros de commande correspondants dans votre fichier CSV et ont été créées à l'origine par une importation CSV (excluant les commandes créées manuellement ou via l'API).
L'importation CSV remplace les données existantes par les données du fichier CSV
Assurez-vous que votre fichier CSV contient toutes les informations dont vous avez besoin pour vos registres de commandes!
Les importations CSV remplacent les données existantes dans ShipStation par les données du fichier CSV. Cela signifie que si une cellule de votre fichier CSV est vide pour un champ qui contient actuellement des données dans ShipStation, l'importation CSV écrasera ces données avec une valeur nulle et qu'elles ne seront plus disponibles dans ShipStation.
Exemple : vous avez initialement importé la commande n° 12345 avec les champs Numéro de commande, Nom, Adresse, Ville, État, Code postal et Pays.
Vous réalisez par la suite alors que vous devez ajouter une UGS à la commande.
Pour corriger la situation, vous devez ajouter l'UGS à la colonne UGS pour la commande et conservez TOUTES les autres informations de commande existantes, comme ceci :
ShipStation ajoutera les informations concernant l'UGS à la commande no 12345 dans ShipStation.
De la même façon, si vous souhaitez supprimer des informations d'une commande, il vous suffit de supprimer les informations des colonnes appropriées avant de télécharger le nouveau fichier, comme ceci :
Dans cet exemple, ShipStation supprimera le nom, l'adresse, la ville, l'État, le code postal et le pays de la commande no 12345 dans ShipStation tout en ajoutant l'UGS.
Si vous souhaitez disposer d'un fichier CSV préformaté, téléchargez l'exemple de fichier CSV à partir de l'écran contextuel d'importation, ou téléchargez le fichier modèle d'importation de commande au bas de cet article.
Si des données sont manquantes ou si un message d'erreur s'affiche après une importation CSV, les étapes ci-dessous peuvent vous aider à régler le problème :
Si vous terminez l'importation mais que certaines informations concernant vos commandes semblent manquantes dans ShipStation, il se peut que vous ayez raté un champ dans l'étape de mappage.
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Si vous avez enregistré votre mappage, vérifiez le mappage de vos champs. Modifiez le mappage des champs et enregistrez-le sous un NOUVEAU nom. Utilisez ensuite le nouveau mappage des champs pour vos importations.
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Si vous n'avez pas enregistré votre mappage, effectuez à nouveau l'importation et assurez-vous que tous les champs que vous souhaitez mapper se sont vus attribuer le bon champ ShipStation dans les menus déroulants. ShipStation mettra à jour les commandes existantes pendant le processus d'importation.
Si vous recevez un message « Échec de l'importation », vérifiez les points suivants :
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Assurez-vous que votre fichier CSV ne comporte pas de caractères invalides ou spéciaux. En règle générale, les tirets et les points ne posent pas de problème dans toutes les cellules, sauf dans la ligne d'en-tête. Cependant, les symboles monétaires, les accents et autres caractères spéciaux dans les cellules du fichier CSV peuvent faire échouer l'importation.
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Vérifiez le type de caractères utilisés dans certains champs de votre fichier CSV. Par exemple, les lettres ne sont pas des caractères valides dans le champ Numéro de téléphone. Le symbole « @ » est correct dans le champ Courriel, mais peut provoquer une erreur lorsqu'il est utilisé dans d'autres champs.
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Si après avoir suivi les étapes ci-dessus, vous n'avez toujours pas trouvé la cause de l'erreur, créez un nouveau fichier CSV, copiez/collez vos données dans le nouveau fichier et enregistrez-le. Essayez ensuite de le téléverser de nouveau.
Autres ressources pour la résolution des problèmes
Pour en savoir plus sur la résolution des problèmes d'importation de fichiers CSV, consultez l'article Résolution des problèmes d'importation CSV dans la section Résolution des problèmes de notre Centre d'aide.
Si vous utilisez la mise en page patrimoniale de ShipStation, les étapes d'importation et de mappage des champs diffèrent légèrement de celles de la nouvelle mise en page. Suivez les étapes ci-dessous si vous utilisez la mise en page patrimoniale de ShipStation :
Cette vidéo illustre le processus d'importation des commandes via fichier CSV.
Mise en page patrimoniale de ShipStation
Ce contenu présente la mise en page patrimoniale de ShipStation et pourrait ne pas refléter exactement votre expérience actuelle avec ShipStation.
Pour importer un fichier CSV de commandes dans ShipStation, suivez les étapes suivantes :
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Dans l'onglet Commandes, cliquez sur Autres actions et choisissez Importer des commandes.
ShipStation ouvrira l'écran d'importation des commandes via un fichier CSV.
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Cliquez sur +Sélectionner un fichier dans la page Importer des commandes.
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Repérez votre fichier CSV de commandes et cliquez sur Ouvrir.
Le nom de votre fichier s'affichera alors à côté du bouton +Sélectionner un fichier.
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Sélectionnez le magasin dans lequel vous souhaitez effectuer l'importation dans le menu déroulant Importer dans le magasin.
Cette étape est importante, car une fois l'importation lancée, ces commandes ne pourront pas être déplacées vers un autre magasin.
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Sélectionnez Créer un mappage de champ s'il s'agit de votre première importation via un fichier CSV.
Le mappage de champ vous permet d'indiquer à ShipStation quelles données de votre fichier vont dans quels champs de ShipStation. Pour choisir un mappage précédemment enregistré, cliquez sur l'option Utiliser un mappage enregistré et sélectionnez votre mappage enregistré dans le menu déroulant.
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Cliquez sur Téléverser.
Si vous optez pour la création d'un nouveau mappage de champ, vous serez maintenant invité à mapper vos champs. Passez à la section Mappage de champ ci-dessous pour obtenir des instructions détaillées. Pour obtenir de l'aide sur le dépannage des importations de commandes, consultez notre article Résolution des problèmes d'importation CSV.
Le mappage de champ est la façon dont vous indiquez à ShipStation où les informations contenues dans votre fichier CSV doivent apparaître. Puisque vos en-têtes de colonnes ne correspondront probablement pas exactement aux noms des champs dans ShipStation, vous allez procéder à leur mappage à l'aide de ce processus.
La colonne Notre champ dans la fenêtre contextuelle de mappage des champs affiche les champs ShipStation auxquels vous pouvez faire correspondre. La colonne Votre champ contient des menus déroulants dans lesquels vous pouvez choisir parmi les colonnes de votre fichier CSV. La colonne Remarques affiche toute information supplémentaire nécessaire relatif au champ.
La fenêtre contextuelle de mappage des champs divise les informations en quatre sections :
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Champs de remarques : comprend les remarques de l'acheteur, les remarques internes et les remarques pour les cadeaux.
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Informations sur l'acheteur et le destinataire : Comprend des renseignements comme le nom, l'adresse courriel et l'adresse postale de l'acheteur et du destinataire.
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Informations sur l'article : Comprend des renseignements sur l'article, comme l'UGS, le nom, la quantité et le poids de l'article.
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Champs de remarques : comprend les remarques de l'acheteur, les remarques internes et les remarques pour les cadeaux.
Attribuez Vos champs aux champs ShipStation correspondant de la colonne Notre champ à l'aide des menus déroulants. Il n'est pas nécessaire de mapper tous les champs, mais le champ No de commande est obligatoire.
Une fois que toutes les colonnes que vous souhaitez utiliser sont mises en correspondance, vous pouvez enregistrer le mappage des champs pour les importations futures . Nous vous le recommandons si vous prévoyez importer des fichiers CSV régulièrement.
Pour enregistrer le mappage de champs que vous venez de créer, saisissez un nom dans le champ Enregistrer le mappage d'importation sous.Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
Une fois que ShipStation aura terminé le processus d'importation, vos commandes seront visibles dans la section En attente d'expédition de votre écran de commandes, dans la boutique manuelle que vous avez choisi pendant le processus d'importation.