Importer des commandes à partir d'un fichier CSV

Comment utiliser un fichier CSV pour importer des commandes en masse dans ShipStation. Comprend comment préparer le fichier CSV, une référence des mappages de champs et des solutions aux problèmes courants.

Cours sur l'importation des commandes dans ShipStation de ShipStation University

Si apprendre en faisant est plus votre style, suivez le cours sur l'importation des commandes dans ShipStation de ShipStation University. Les leçons vidéo vous montreront comment importer à partir de vos magasins, à partir d'un fichier CSV, et comment créer des commandes manuelles dans ShipStation.

ShipStation vous permet d'importer des commandes à partir d'un fichier CSV ou délimité par des tabulations dans un magasin manuel. Ceci est utile si vous effectuez le suivi des commandes dans une feuille de calcul ou si vous exportez des commandes depuis un canal de vente auquel ShipStation n'est pas encore intégré.

Les sections ci-dessous expliquent comment préparer votre fichier d'importation, comment importer le fichier, comment faire correspondre les champs CSV aux champs de ShipStation, comment mettre à jour les commandes à partir d'un fichier CSV, et comment résoudre les problèmes courants.

Exigence d'importation CSV

Vous devez disposer d'un forfait Bronze ou supérieur pour accéder à la fonctionnalité d'importation des commandes à partir de fichiers CSV. 

Vidéo de démonstration sur l'importation de commandes par fichier CSV

Cette vidéo illustre le processus d'importation des commandes via fichier CSV.

 

Préparation du fichier d'importation

Avant de pouvoir lancer le processus d'importation, vous devez vous assurer que votre fichier d'importation est correctement préparé. 

  • Meilleure pratique : utilisez la ligne 1 de votre fichier CSV comme colonnes d'en-tête (par exemple, Numéro de commande, Nom du client, Ligne d'adresse 1, Ville, etc.).

    Vos en-têtes de votre fichier CSV n'ont pas besoin de correspondre à ceux de ShipStation. Vous les associerez aux champs ShipStation correspondants pendant le processus d'importation.

  • Les numéros de commande sont requis. Vous pouvez saisir vos propres numéros ou utiliser la fonction de numérotation automatique (voir ci-dessous).

  • Tous les numéros de commande doivent être uniques : ils ne doivent pas se répéter pour les autres commandes du fichier CSV ni pour les commandes de votre magasin manuel ShipStation.

    Si un numéro de commande dans votre fichier CSV correspond à une commande existante dans votre magasin manuel dans ShipStation, ShipStation mettra à jour cette commande pour correspondre aux données du fichier CSV.

  • Commandes comprenant plusieurs articles : ShipStation combinera les lignes en utilisant le même numéro de commande en une seule commande.

    Par exemple, deux lignes d'un fichier CSV avec le numéro de commande SH1001 deviendront la commande unique SH1001 contenant les éléments de chacune de ces lignes du fichier CSV.

  • Numérotation automatique : ShipStation peut numéroter automatiquement vos commandes si vous configurez le magasin manuel pour l'autoriser.

    Pour activer la numérotation automatique sur une boutique manuelle, accédez à Paramètres > Canaux de vente > Configuration de la boutique > Menu d'action Ellipse gris > Modifier la connexion au marché pour la boutique que vous souhaitez modifier.Cochez la case pour Générer automatiquement des numéros de commande pour les commandes manuelles .

    SET_STORE_Manual_autonumber_MRK.png

    Dans votre fichier CSV, entrez AUTO dans la colonne Numéro de commande pour chaque commande que vous souhaitez numéroter automatiquement. Chaque ligne du fichier CSV sera alors importée comme une commande unique avec un numéro de commande attribué automatiquement.

Méthode utilisée dans ShipStation pour attribuer des données d'une source à son champ correspondant dans ShipStation. Comme dans la « Mise en correspondance des champs » pour les importations de commandes et la « Mise en correspondance des services » pour les règles d'importation.

Importation des commandes

Si vous optez pour la création d'un nouveau mappage de champ, vous serez maintenant invité à mapper vos champs. Passez à la section Mappage de champ ci-dessous pour obtenir des instructions détaillées. Pour obtenir de l'aide sur le dépannage des importations de commandes, consultez notre article Résolution des problèmes d'importation CSV.

Méthode utilisée dans ShipStation pour attribuer des données d'une source à son champ correspondant dans ShipStation. Comme dans la « Mise en correspondance des champs » pour les importations de commandes et la « Mise en correspondance des services » pour les règles d'importation.

Mappage de champ

Le mappage de champ est la façon dont vous indiquez à ShipStation où les informations contenues dans votre fichier CSV doivent apparaître. Puisque vos en-têtes de colonnes ne correspondront probablement pas exactement aux noms des champs dans ShipStation, vous allez procéder à leur mappage

La colonne du Champ ShipStation dans la fenêtre contextuelle d'appariement des champs affiche les champs ShipStation auxquels vous pouvez mapper. La colonne Votre en-tête de colonne contient des menus déroulants dans lesquels vous pouvez choisir parmi les colonnes présentes dans votre fichier CSV.

Fenêtre contextuelle d'importation de commande. Champs ShowsShipStation dans les menus déroulants Champ CSV à gauche et Champ CSV à droite

Affectez les champs ShipStation de gauche aux en-têtes de colonne correspondants de droite.

Une fois que vous avez apparié toutes les colonnes que vous souhaitez utiliser, vous pouvez enregistrer le mappage des champs pour les futures importations. Nous vous le recommandons si vous prévoyez effectuer des importations CSV régulièrement. 

Pour enregistrer le mappage de champs, saisissez un nom dans le champ Nom du mappage du champs.

Gros plan sur la fenêtre contextuelle d'importation des commandes. Un encadré rouge met en évidence le champ Nom du mappage du champ.

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Démarrer l'importation.

Une fois que ShipStation aura terminé le processus d'importation, vos commandes seront visibles dans la section En attente d'expédition de votre écran des commandes, dans le magasin manuel que vous avez choisi pendant le processus d'importation.

Remarques sur le mappage de champ

  • Vous pouvez apparier autant de colonnes que vous le souhaitez, mais le champ Numéro de commande est obligatoire pour procéder à l'importation dans ShipStation.

  • Chaque colonne du fichier CSV ne peut être associée qu'à un seul champ ShipStation.

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Mise à jour des commandes manuelles – CSV

Vous pouvez également utiliser le processus d'importation CSV ci-dessus pour mettre à jour les commandes qui existent déjà dans vos boutiques manuelles. 

ShipStation mettra à jour les commandes dans la boutique manuelle sélectionnée qui contient les numéros de commande correspondants dans votre fichier CSV.

L'importation CSV remplace les données existantes par les données du fichier CSV

Assurez-vous que votre fichier CSV contient toutes les informations dont vous avez besoin pour vos registres de commandes!

Les importations CSV remplacent les données existantes dans ShipStation par les données du fichier CSV. Cela signifie que si une cellule de votre fichier CSV est vide pour un champ qui contient actuellement des données dans ShipStation, l'importation CSV écrasera ces données avec une valeur nulle et qu'elles ne seront plus disponibles dans ShipStation.

Exemple : vous avez initialement importé la commande n° 12345 avec les champs Numéro de commande, Nom, Adresse, Ville, État, Code postal et Pays.

Un fichier CSV de commande dans Excel avec les informations de la commande remplies.

Vous réalisez par la suite alors que vous devez ajouter une UGS à la commande.

Pour corriger la situation, vous devez ajouter l'UGS à la colonne UGS pour la commande et conservez TOUTES les autres informations de commande existantes, comme ceci :

Un fichier CSV de commande dans Excel avec les informations de la commande remplies dans toutes les colonnes.

ShipStation ajoutera les informations concernant l'UGS à la commande no 12345 dans ShipStation.

De la même façon, si vous souhaitez supprimer des informations d'une commande, il vous suffit de supprimer les informations des colonnes appropriées avant de télécharger le nouveau fichier, comme ceci : 

Un fichier CSV de commande dans Excel avec les informations de la commande remplies pour les colonnes Numéro de commande et UGS.

Dans cet exemple, ShipStation supprimera le nom, l'adresse, la ville, l'État, le code postal et le pays de la commande no 12345 dans ShipStation tout en ajoutant l'UGS. 

Si vous souhaitez disposer d'un fichier CSV préformaté, téléchargez l'exemple de fichier CSV à partir de l'écran contextuel d'importation, ou téléchargez le fichier modèle d'importation de commande au bas de cet article. 

Problèmes d'importation de commandes à partir d'un fichier CVS les plus fréquents

Si des données sont manquantes ou si un message d'erreur s'affiche après une importation CSV, les étapes ci-dessous peuvent vous aider à régler le problème :

Données manquantes

Si vous terminez l'importation mais que certaines informations concernant vos commandes semblent manquantes dans ShipStation, il se peut que vous ayez raté un champ dans l'étape de mappage.

  • Si vous avez enregistré votre mappage, vérifiez le mappage de vos champs. Modifiez le mappage des champs et enregistrez-le sous un NOUVEAU nom. Utilisez ensuite le nouveau mappage des champs pour vos importations.

  • Si vous n'avez pas enregistré votre mappage, effectuez à nouveau l'importation et assurez-vous que tous les champs que vous souhaitez mapper se sont vus attribuer le bon champ ShipStation dans les menus déroulants. ShipStation mettra à jour les commandes existantes pendant le processus d'importation.

Messages d'erreur

Si vous recevez un message « Échec de l'importation », vérifiez les points suivants :

  • Assurez-vous que votre fichier CSV ne comporte pas de caractères invalides ou spéciaux. En général, les tirets et les points sont acceptés, mais les symboles monétaires, les accents et autres caractères spéciaux peuvent faire échouer l'importation.

  • Vérifiez le type de caractères utilisés dans certains champs de votre fichier CSV. Par exemple, les lettres ne sont pas des caractères valides dans le champ Numéro de téléphone. Le symbole « @ » est correct dans le champ Courriel, mais peut provoquer une erreur lorsqu'il est utilisé dans d'autres champs.

  • Si après avoir suivi les étapes ci-dessus, vous n'avez toujours pas trouvé la cause de l'erreur, créez un nouveau fichier CSV, copiez/collez vos données dans le nouveau fichier et enregistrez-le. Essayez ensuite de le téléverser de nouveau.

Autres ressources pour la résolution des problèmes

Pour en savoir plus sur la résolution des problèmes d'importation de fichiers CSV, consultez l'article Résolution des problèmes d'importation CSV dans la section Résolution des problèmes de notre Centre d'aide.

Mise en page patrimoniale des importations des fichiers de commande au format CVS

Si vous utilisez la mise en page patrimoniale de ShipStation, les étapes d'importation et de mappage des champs diffèrent légèrement de celles de la nouvelle mise en page. Suivez les étapes ci-dessous si vous utilisez la mise en page patrimoniale de ShipStation :

Vidéo de démonstration sur l'importation de commandes par fichier CSV

Cette vidéo illustre le processus d'importation des commandes via fichier CSV.

Mise en page patrimoniale de ShipStation

Ce contenu présente la mise en page patrimoniale de ShipStation et pourrait ne pas refléter exactement votre expérience actuelle avec ShipStation.

Importation des commandes

Si vous optez pour la création d'un nouveau mappage de champ, vous serez maintenant invité à mapper vos champs. Passez à la section Mappage de champ ci-dessous pour obtenir des instructions détaillées. Pour obtenir de l'aide sur le dépannage des importations de commandes, consultez notre article Résolution des problèmes d'importation CSV.

Méthode utilisée dans ShipStation pour attribuer des données d'une source à son champ correspondant dans ShipStation. Comme dans la « Mise en correspondance des champs » pour les importations de commandes et la « Mise en correspondance des services » pour les règles d'importation.

Mappage de champ

Le mappage de champ est la façon dont vous indiquez à ShipStation où les informations contenues dans votre fichier CSV doivent apparaître. Puisque vos en-têtes de colonnes ne correspondront probablement pas exactement aux noms des champs dans ShipStation, vous allez procéder à leur mappage à l'aide de ce processus. 

La colonne Notre Champ dans la fenêtre contextuelle de mappage de champs affiche les champs ShipStation que vous pouvez apparier. La colonne Votre champ contient des menus déroulants dans lesquels vous pouvez choisir parmi les colonnes présentes dans votre fichier CSV. La colonne Remarques affiche toute information supplémentaire nécessaire concernant le champ. 

Fenêtre contextuelle d'importation CSV de commande. Affiche les champs tels que décrits plus loin. Boutons d'action : Retour et Commencer l'importation

La fenêtre contextuelle de mappage des champs divise les informations en quatre sections :

  • Champs de remarques : comprend les remarques de l'acheteur, les remarques internes et les remarques pour les cadeaux.

  • Informations sur l'acheteur et le destinataire : Comprend des renseignements comme le nom, l'adresse courriel et l'adresse postale de l'acheteur et du destinataire.

  • Informations sur l'article : Comprend des renseignements sur l'article, comme l'UGS, le nom, la quantité et le poids de l'article.

  • Champs de remarques : comprend les remarques de l'acheteur, les remarques internes et les remarques pour les cadeaux.

Appariez Vos champs aux champs ShipStation correspondant de la colonne Notre champ à l'aide des menus déroulants. Il n'est pas nécessaire de mapper tous les champs, mais le champ Numéro de commande est obligatoire.

Une fois que vous avez apparié toutes les colonnes que vous souhaitez utiliser, vous pouvez enregistrer le mappage des champs pour les futures importations. Nous vous le recommandons si vous prévoyez effectuer des importations CSV régulièrement.

Pour enregistrer le mappage de champs que vous venez de créer, saisissez un nom dans le champ Enregistrer le mappage d'importation sous.

Gros plan de la fenêtre contextuelle Importation CSV. L'encadré rouge mes en évidence le champ et le message : « Enregistrer le mappage d'importation sous (laisser ce champ vide pour ne pas l'enregistrer) ».

Une fois que ShipStation aura terminé le processus d'importation, vos commandes seront visibles dans la section En attente d'expédition de votre écran des commandes, dans le magasin manuel que vous avez choisi pendant le processus d'importation.

Remarques sur le mappage de champ

  • Vous pouvez apparier autant de colonnes que vous le souhaitez, mais le champ Numéro de commande est obligatoire pour procéder à l'importation dans ShipStation.

  • Chaque colonne du fichier CSV ne peut être associée qu'à un seul champ ShipStation.

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Méthode utilisée dans ShipStation pour attribuer des données d'une source à son champ correspondant dans ShipStation. Comme dans la « Mise en correspondance des champs » pour les importations de commandes et la « Mise en correspondance des services » pour les règles d'importation.

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Une boutique que vous pouvez créer dans ShipStation pour conserver les commandes manuelles (commandes que vous créez directement dans ShipStation ou par importation de CSV, plutôt que de les importer d'une boutique connectée). Vous pouvez créer autant de magasins manuels que vous le souhaitez.

Méthode utilisée dans ShipStation pour attribuer des données d'une source à son champ correspondant dans ShipStation. Comme dans la « Mise en correspondance des champs » pour les importations de commandes et la « Mise en correspondance des services » pour les règles d'importation.

Méthode utilisée dans ShipStation pour attribuer des données d'une source à son champ correspondant dans ShipStation. Comme dans la « Mise en correspondance des champs » pour les importations de commandes et la « Mise en correspondance des services » pour les règles d'importation.

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Méthode utilisée dans ShipStation pour attribuer des données d'une source à son champ correspondant dans ShipStation. Comme dans la « Mise en correspondance des champs » pour les importations de commandes et la « Mise en correspondance des services » pour les règles d'importation.

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