ShipStation inclut la lecture de codes-barres à la fois pour vérifier les produits qui sont emballés en vue d'un envoi et pour lancer l'impression des étiquettes correspondant à l'envoi en question. Pour vérifier les envois, on lit les codes-barres UGS/SKU ou CUP des articles au fur et à mesure qu'on emballe ces derniers. Vous pouvez utiliser l'option de vérification indépendamment de l'option d'impression ou vous pouvez combiner les deux pour bénéficier d'un processus rapide de lecture des codes-barres pour la collecte, l'emballage et l'expédition.
Les options de lecture des codes-barres de Shipstation se trouvent dans l'onglet « Lecture de codes-barres ».
Il existe trois options de lecture des codes-barres :
-
Scanner pour imprimer permet d'imprimer les étiquettes correspondant aux commandes au fur et à mesure que vous scannez.
-
Scanner pour vérifier permet au préparateur d'avoir la confirmation qu'il dispose des bons articles à emballer.
-
Scanner pour vérifier et imprimer permet de confirmer que l'article que vous emballez est le bon puis d'imprimer l'étiquette correspondant à l'expédition.
Pour le processus ou flux de travail choisi, voici ce dont vous avez besoin avant de commencer :
-
Un lecteur de codes-barres.
ASTUCE : Nous vous recommandons d'activer la fonction retour charriot de votre lecteur de codes-barres de manière à ce qu'ils envoient un signal « Entrer » après chaque lecture.
-
Des bordereaux d'expédition avec un code-barres « Scanner pour afficher » ou un code-barres de numéro de commande.
-
Définissez des préférences pour l'option « Scanner pour vérifier et imprimer » de façon qu'elle fonctionne avec le code CUP, le numéro UGS/SKU de l'article ou le numéro UGS/SKU de traitement pour les articles.
Accédez à
Paramètres > Expédition > Paramètres du flux de travail > Scanner pour vérifier les articles parpour définir vos préférences. -
Ajoutez les CUP ou les UGS/SKU de traitement à vos fiches produits.
Nous recommandons d'utiliser notre méthode d'importation de fichiers CSV pour ajouter les CUP ou les UGS/SKU de traitement à tous vos produits en même temps.
Impossibilité de prise en charge de plusieurs codes CUP
L'option « Scanner pour vérifier » ne fonctionne pas avec plusieurs codes CUP ou UGS/SKU de traitement pour un seul produit.
-
Installez ShipStation Connect et connectez-vous (si ce n'est pas déjà fait).
-
Poids d'expédition préconfigurés ou balance connectée par port USB.
-
Si vous utilisez les transporteurs de ShipStation, le financement automatique DOIT être activé.
Pour le processus de vérification et d'impression, faites en sorte de respecter toutes les exigences énumérées ci-dessus.
La fonction « Scanner pour imprimer » permet de lire le code-barres d'un bordereau d'expédition pour voir rapidement une commande puis créer et imprimer l'étiquette. Pour les commandes dont les détails d'expédition ont déjà été configurés, la fonction « Scanner pour imprimer » permet de peser les colis et d'imprimer les étiquettes juste après.
Pour utiliser la fonction « Scanner pour imprimer » :
-
Cliquez sur Flux de travail, puis choisissez Scanner pour imprimer.
-
Sélectionnez une imprimante dans le menu déroulant Imprimante.
Si vous utilisez une balance, sélectionnez-la également, dans le menu déroulant Sélectionner une balance.
ShipStation enregistrera ces sélections pour que vous puissiez les utiliser ultérieurement.
-
Scannez un code-barres de bordereau d'expédition pour une commande. Cela permet d'afficher les informations d'expédition de la commande.
Si vos bordereaux d'expédition ne comportent pas de code-barres, suivez les consignes Ajouter un code-barres « Scanner pour afficher ».
Le poids indiqué par votre balance connectée par port USB se mettra automatiquement à jour. Pour utiliser vos poids préconfigurés à la place, désactivez la fonction Utiliser la balance.
-
Cliquez sur Imprimer une étiquette ou utilisez le raccourci-clavier P pour acheter et imprimer une étiquette.
ShipStation sera tout de suite prêt pour la lecture du code-barres du bordereau d'expédition suivant.
Répétez les étapes 4 et 5 pour poursuivre la lecture des codes-barres des différents bordereaux d'expédition et pour la création et l'impression d'étiquettes pour les envois correspondants.
Pour utiliser la fonction « Scanner pour imprimer » dans l'ancienne version de ShipStation :
-
Cliquez sur Autres actions, puis sur Scanner pour imprimer.
-
Sélectionnez une imprimante dans le menu déroulant Sélectionner une imprimante.
Si vous utilisez une balance, sélectionnez-la également, dans le menu déroulant Sélectionner une balance.
ShipStation enregistrera ces sélections pour que vous puissiez les utiliser ultérieurement.
-
Scannez un code-barres de bordereau d'expédition pour une commande. Cela permet d'afficher les informations d'expédition de la commande.
Le poids indiqué par votre balance connectée par port USB se mettra automatiquement à jour. Pour utiliser vos poids préconfigurés à la place, désactivez la fonction Utiliser la balance.
-
Cliquez sur Acheter et imprimer une étiquette ou utilisez le raccourci-clavier P pour acheter et imprimer une étiquette.
ShipStation sera tout de suite prêt pour la lecture du code-barres du bordereau d'expédition suivant.
Lancez l'impression avec un code-barres !
Utilisez le Rapport de lecture de code-barres pour scanner l'action d'impression au lieu d'utiliser la souris ou un raccourci-clavier !
Répétez les étapes 4 et 5 pour poursuivre la lecture des codes-barres des différents bordereaux d'expédition et pour la création et l'impression d'étiquettes pour les envois correspondants.
Quand vous avez lu le code-barres et imprimé l'étiquette, cliquez sur l'icône X pour fermer la fenêtre « Scanner pour imprimer ».
Le flux de travail « Scanner pour vérifier » permet de lire un code CUP ou UGS/SKU pour confirmer au préparateur qu'il dispose des bons articles à emballer. Il limite ainsi les erreurs d'emballage et offre l'avantage de pouvoir appliquer un poids de colis précis à chaque envoi.
Le processus « Scanner pour vérifier » fournit une information auditive et visuelle quand on lit le code-barres d'un article, de façon qu'on puisse détecter les erreurs d'emballage et confirmer que le contenu de chaque commande est correct.
En mode Scanner pour vérification, ShipStation marquera les commandes comme Vérifiées une fois que tous les articles d'une expédition seront scannés. ShipStation sera alors immédiatement prêt à vérifier la prochaine commande.
Le mode « Scanner pour vérifier » ne comporte pas d'étape d'impression d'une étiquette. Pour créer et imprimer automatiquement une étiquette après la vérification, utilisez le mode Scanner pour vérifier et imprimer.
Non disponible dans l'ancienne version de ShipStation
La fonction « Scanner pour vérifier » est disponible uniquement dans la nouvelle version de ShipStation.
-
Imprimez les bordereaux d'expédition de vos commandes.
-
Sélectionnez le flux de travail Scanner pour vérifier.
-
Lisez le code-barres de votre bordereau d'expédition ou entrez le numéro de commande manuellement pour afficher la commande que vous voulez vérifier.
-
Choisissez l'une des trois façons de vérifier les produits d'une commande (chaque méthode fait l'objet d'un suivi et d'un rapport différents) :
-
Lire le code-barres pour chaque produit de la commande.
-
Cliquez sur Vérifier pour vérifier manuellement chaque ligne d'article.
-
Cliquer sur Tout vérifier pour vérifier tous les articles de la commande.
-
-
Cliquez sur Marquer comme vérifié une fois que tous les articles de l'expédition auront été vérifiés. Vous passerez immédiatement à la prochaine expédition.
Si vous ne voulez pas cliquer sur Marquer comme vérifié après la vérification de chacun des produits, vous pouvez régler les paramètres de flux de travail de votre compte de façon que ShipStation passe automatiquement au widget de configuration d'expédition après la vérification du dernier produit d'une commande.
Activer le retour charriot des lecteurs de codes-barres
Si votre lecteur de codes-barres n'est pas configuré pour envoyer un retour charriot (l'équivalent d'appuyer sur la touche Enter), vous pourriez devoir cliquer manuellement sur Vérifier après avoir lu un CUP ou une UGS pour une commande. Cela est dû au fait que ShipStation ne reçoit pas le signal « Entrer » du lecteur et que vous devez cliquer sur Vérifier l'article.
Activez le retour charriot sur votre lecteur de codes-barres afin que le lecteur envoie un signal « Entrer » dès que vous scannez un CUP ou une UGS. ShipStation vérifiera l'article lors de la lecture et sera immédiatement prêt pour la prochaine, sans que vous ayez à prendre d'autres mesures.
Le flux de travail « Scanner pour vérifier et imprimer » permet de lire un code-barres CUP ou UGS/SKU pour confirmer au préparateur qu'il dispose des bons articles à emballer, puis de passer automatiquement à l'étape d'impression d'une étiquette une fois tous les articles vérifiés.
Le processus « Scanner pour vérifier et imprimer » fournit des informations auditives et visuelles quand on lit le code-barres d'un article. Il permet ainsi de détecter les erreurs d’emballage et de confirmer que le contenu de chaque commande est correct.
Non disponible dans l'ancienne version de ShipStation
La fonction « Scanner pour vérifier et imprimer » n'est disponible que dans la nouvelle version de ShipStation.
Pour utiliser « Scanner pour vérifier et imprimer » :
-
Imprimez les bordereaux d'expédition des commandes que vous voulez préparer et emballer.
-
Sélectionnez votre imprimante d'étiquettes (et votre balance, si vous en utilisez une) dans les menus déroulants du haut de l'écran.
-
Scannez un code-barres de bordereau d'expédition ou entrez manuellement le numéro de commande.
-
Choisissez l'une des trois façons de vérifier les produits d'une commande (chaque méthode fait l'objet d'un suivi et d'un rapport différents) :
-
Lire le code-barres pour chaque produit de la commande.
-
Cliquez sur Vérifier pour vérifier manuellement chaque ligne d'article.
-
Cliquer sur Tout vérifier pour vérifier tous les articles de la commande.
Chacune de ces options modifiera le nombre de produits jusqu'à ce que la quantité totale ait été vérifiée. Quand la quantité totale d'un article est scannée avec succès, l'article est considéré comme Vérifié dans ShipStation. Une fois tous les articles vérifiés, passez à l'étape 6.
-
-
Cliquez sur Marquer comme vérifié ou utilisez le raccourci-clavier V.
Cela vous amènera au widget de configuration d'expédition qui permet de créer une étiquette. Selon les besoins, vous pouvez conserver des paramètres déjà configurés ou mettre à jour vos préférences d'envoi. Si vous avez une balance connectée, ShipStation appliquera automatiquement le poids qu'elle indique à l'envoi.
Possibilité de configuration du flux de travail
Si vous ne souhaitez pas cliquer sur Marquer comme vérifié après avoir vérifié tous vos produits, vous pouvez ajuster les paramètres du flux de travail pour votre compte afin que ShipStation passe automatiquement à la vignette active Configurer l'expédition après avoir vérifié le dernier produit d'une commande.
FACULTATIF : Si vous avez besoin de modifier des articles vérifiés, cliquez sur Revoir la vérification pour revenir à l'écran précédent.
-
Cliquez sur le bouton Imprimer une étiquette ou appuyez sur P pour créer et imprimer l'étiquette.
-
Répétez les étapes 4 à 7 pour chaque commande de votre paquet de bordereaux d'expédition.
Pour voir l'historique d'une commande ou pour réimprimer une étiquette, scannez à nouveau le code-barres du bordereau d'expédition dans l'écran « Scanner pour vérifier et imprimer ».
Démonstration de « Scanner pour vérifier et imprimer »
Utilisation de la lecture de codes-barres pour acheter et imprimer l'étiquette
Pour rendre votre flux de travail encore plus efficace, utilisez l'action de lecture de code-barres Acheter et imprimer une étiquette pour supprimer complètement les clics de souris et les raccourcis-clavier !
Cliquez sur Imprimer une fiche de code-barres dans l'écran « Scanner pour vérifier et imprimer ».
Le code-barres « Scanner pour imprimer » s'imprime. Vous pouvez le garder sur votre poste de travail. Lisez ce code-barres pour acheter et imprimer l'étiquette de chaque commande, au lieu de cliquer sur Imprimer une étiquette ou d'utiliser le raccourci-clavier P.
Connectez une balance USB pour appliquer automatiquement le poids du colis à l'envoi dans ShipStation.
Sélectionnez la balance lors de la configuration, puis scannez chaque article avant de le placer dans la boîte. Une fois tous les articles scannés et la boîte fermée, placez cette dernière sur la balance. Le poids fourni par votre balance s'appliquera automatiquement à l'envoi de façon que vous puissiez tout de suite créer votre étiquette.
FACULTATIF : Utilisez une balance quand vous ajoutez les articles et les matériaux d'emballage. La balance détectera le poids ajouté (film à bulles d'air, cadeau bonus, produits supplémentaires, etc.) et modifiera le poids total tandis que vous fermerez le colis.
-
Quand une commande est marquée comme vérifiée, elle affiche le statut Vérifiée dans l'en-tête de l'envoi, dans les détails de la commande.
-
Les processus de vérification ne servent pas à gérer les stocks ni à ajouter des produits à une commande par la lecture d'un code-barres. Idéalement, la vérification de la disponibilité des stocks se fait avant de demander à un préparateur d'aller chercher les articles d'une commande.
Si un article est en rupture de stock, nous recommandons de créer des envois séparés pour les articles en stock et les articles en rupture de stock.
-
Pendant le flux de travail « Scanner pour vérifier et imprimer » ou « Scanner pour vérifier », si vous scannez un article qui se trouve dans la commande mais qui n'est pas visible dans la liste d'articles, un message vous préviendra qu'un article non visible a été compté/vérifié.
-
Vous devrez peut-être adapter la taille du code-barres imprimé sur vos bordereaux d'expédition en fonction de votre lecteur optique. Veuillez consulter la section Changer la taille, le type et la police du code-barres dans l'article Ajout de codes-barres aux bordereaux d'expédition pour savoir comment faire.
-
La plupart des lecteurs de codes-barres à usage général fonctionnent avec les flux de travail de numérisation, que ce soit par USB ou Bluetooth. Le Zebra Symbol LS2208 et le Motorola LI4278 sont des modèles que nous avons testés et qui fonctionnent bien.
Les balances USB qui ne se mettent pas en veille sont idéales, car ShipStation Connect ne peut rallumer les appareils qui se sont éteints d'eux-mêmes pour cause d'inactivité.
-
Pour que vous puissiez créer une étiquette, les commandes doivent comporter les informations suivantes :
-
Une adresse d'expéditeur
-
Service d'expédition
-
Type d'emballage
Pour une plus grande efficacité
Utilisez les raccourcis-clavier prédéfinis ou l'automatisation pour régler rapidement ces options.
-
-
Si vous lisez le code-barres d'un bordereau d'expédition correspondant à une commande qui a déjà une étiquette créée, vous pouvez imprimer l'étiquette existante en appuyant sur P ou en lisant le code-barres Acheter et imprimer une étiquette.
-
Si le poids de la commande est nul mais que la combinaison service/colis le permet (comme dans le cas de services à tarif fixe), le tarif s'affichera en orange.