Explique comment fermer et imprimer les manifestes d'expédition dans ShipStation, comment fonctionne la soumission électronique, quels transporteurs le prennent en charge et autres notes importantes.
Certains transporteurs exigent des manifestes d’expédition qui répertorient toutes les expédtiions pour ce transporteur chaque jour. Les transporteurs peuvent se référer à cette liste d’expéditions comme suit : manifeste d’expédition, formulaire SCAN, récapitulatif de commande, formulaire de fin de journée. ShipStation utilise le terme « fin de journée » (ou EOD, en abrégé) pour désigner chacun d’entre eux, car ils sont généralement fermés et transmis à la fin de la journée.
ShipStation permet de fermer des expéditions pour certains transporteurs et d'imprimer le formulaire du transporteur, qui peut ensuite être remis au chauffeur du transporteur et scanné.
Exigences de formulaire par transporteur
Chaque transporteur a des exigences différentes pour les formulaires de fin de journée; tous les transporteurs ne vous obligent pas à fermer vos expéditions.
Dans certains cas, vous devez fermer et imprimer les formulaires chaque jour. Dans d'autres, ShipStation envoie les données d'expédition par voie électronique. Une fois soumis par voie électronique, certains transporteurs envoient un PDF à ShipStation que vous pouvez imprimer si nécessaire, mais d'autres ne le feront pas.
Lorsqu'un transporteur vous demande de fermer et/ou d'imprimer ce formulaire, dans la plupart des cas, vous pouvez le faire directement dans ShipStation.
Pour en savoir plus sur la fin de journée de votre transporteur ou sur les exigences en matière de manifestation, veuillez contacter le représentant de votre compte de transporteur. Vous trouverez également des informations supplémentaires dans la section Formulaire de fin de journée par transporteur au bas de cet article et dans les articles du guide d'aide aux intégrations.
Pour fermer manuellement vos expéditions, vous devez les localiser, les fermer et imprimer le formulaire. Les étapes suivantes vous guideront tout au long de ce processus dans l'application ShipStation.
Fermer via ShipStation Mobile
Vous pouvez également fermer vos expéditions via l'application mobile ShipStation. Consultez l'article Fin de journée de ShipStation Mobile pour en savoir plus.
Vous pouvez afficher vos expéditions ouvertes dans la section Fin de journée de ShipStation.
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Par défaut, ShipStation affichera la date actuelle, le transporteur et le nombre d'expéditions ouvertes.
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Cliquez sur la date pour afficher les expéditions avec des dates d'expédition futures ou passées.
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Cliquez sur Fermer les expéditions pour voir les différentes expéditions et passer aux étapes suivantes.
Quels expéditions sont affichées?
Les expéditions affichées sont celles qui peuvent être fermées manuellement dans ShipStation. Les expéditions fermées automatiquement ou électroniquement ne seront pas répertoriées comme ouvertes. Consultez la section Détails par transporteur pour plus de détails.
Vous êtes maintenant prêt à sélectionner les expéditions à fermer.
Lorsque vous cliquez sur Fermer les expéditions, l'écran Fermer les expéditions s'affiche et répertorie toutes les expéditions disponibles à fermer pour ce transporteur depuis tous les lieux d'expédition. Toutes les expéditions seront sélectionnées par défaut.
Pour tout fermer en même temps, cliquez sur Tout fermer.
Une fois les Expéditions fermées, elles sont répertoriées sous l'onglet Fermé et prêtes à être imprimées.
Dès que vous avez fermé un ensemble d'expéditions, vous verrez un lien Imprimer le formulaire.
Cliquez sur Imprimer le formulaire et sélectionnez l’imprimante dans la fenêtre contextuelle Imprimer.
Définir la date limite d’expédition
Si l'heure d'enlèvement ou de dépôt de vos expéditions est suffisamment tôt dans la journée pour que vous puissiez continuer à créer des étiquettes pour les expéditions qui seront enlevées le lendemain, vous voudrez que ces dernières expéditions aient une date d'expédition du lendemain afin qu'ils se retrouvent sur le bon formulaire de fin de journée.
Pour définir automatiquement l'heure à laquelle la date d'expédition d'une étiquette sera définie pour le jour suivant, définissez l'heure Limite d'expédition dans vos Options de document d'étiquette.
Vous pouvez ensuite imprimer via ShipStation Connect ou télécharger le formulaire pour l'imprimer via votre visionneuse PDF préférée.
Certains transporteurs n’ont pas besoin d’un manifeste physique de fin de journée, car tout se fait électroniquement via ShipStation. Pour plus d’informations sur un transporteur spécifique, consultez la section Détails par transporteur ci-dessous ou l’article spécifique au transporteur dans notre Guide d’aide sur les intégrations.
Lorsque vous imprimez des étiquettes UPS via ShipStation, il n'est pas nécessaire de fournir un rapport de fin de journée à votre chauffeur UPS. De même, vous n'avez pas besoin d'envoyer manuellement à UPS un détail au niveau du colis (PLD). ShipStation le fait automatiquement.
Toutes les informations d'expédition sont envoyées à UPS (via leur API) lorsqu'une étiquette est créée. Le coin de chaque étiquette UPS comprend une icône de colis, qui indique que le colis a été pré-scanné. Les chauffeurs ne sont pas tenus de scanner chaque colis individuellement.
Imprimer un manifeste d'expédition UPS
Si votre chauffeur souhaite que vous fournissiez un formulaire de fin de journée, ou si votre représentant UPS souhaite examiner votre fichier PLD, informez-le simplement que ShipStation est un partenaire UPS certifié et envoie ces informations directement à UPS à l'aide de son API.
Si vous souhaitez obtenir une copie physique des expéditions de la journée, rendez-vous sur Perspectives > Rapports > Manifeste d'expédition. Ce manifeste n’est pas analysable, mais vous pouvez l’utiliser pour vérifier que vous envoyez les bons colis.
Le tableau suivant répertorie les détails des formulaires de fin de journée (EOD) par transporteur, ainsi que toute note supplémentaire pertinente pour les formulaires dans ShipStation.
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Transporteur |
Notes |
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Postes Canada |
Pour en savoir plus sur le processus de fin de journée, cliquez ici dans le Centre d'aide de Postes Canada. |
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Canpar Express |
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DHL Express |
Toutes les expéditions doivent être manifestées, mais ils sont effectués électroniquement et automatiquement dans ShipStation. Aucun formulaire disponible. |
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FedEx |
Aucune EOD requise. Les formulaires EOD sont disponibles pour les expéditions FedEx Ground et Home Delivery (intérieurs). |
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FleetOptics |
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Purolator Canada |
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SEKO |
Aucun formulaire de NEM n’est requis. Aucun formulaire disponible dans ShipStation. |
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UPS |
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Certains transporteurs proposant des soumissions électroniques ne fournissent pas de manifestes/formulaires de fin de journée imprimables.
La nouvelle mise en page de ShipStation indiquera le format dans la colonne Formulaire de fin de journée de l'onglet Expéditions :
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La fermeture d'un formulaire de fin de journée signifie que vous avez manifesté vos expéditions. Les expéditions ouvertes sont des expéditions qui n'ont pas encore été manifestées, tandis que les expéditions fermées sont des expéditions qui ont été manifestées. Une fois manifestée, vous ne pouvez plus annuler l'étiquette de cette expédition via ShipStation. Vous pouvez peut-être contacter le transporteur pour annuler l'étiquette, mais ShipStation ne peut plus apporter de modifications.
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Tous les transporteurs ne nécessitent pas que vous soumettiez un formulaire ou un manifeste de fin de journée. Consultez la liste dans la section Détails par transporteur pour connaître les exigences de fin de journée de votre transporteur, ou contactez votre transporteur pour plus de détails.
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Pour les expéditions FedEx, seules les expéditions Ground et Home Delivery (intérieurs) seront incluses dans les EOD.
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Fin de journée UPS et PLD soumis par voie électronique.
Lorsque vous imprimez des étiquettes UPS via ShipStation, il n'est pas nécessaire de fournir un formulaire ou un manifeste de fin de journée à votre chauffeur UPS. De même, vous n’avez pas besoin d’envoyer manuellement à UPS un détail au niveau du colis (PLD). ShipStation le fait automatiquement. Le coin inférieur droit de chaque étiquette UPS comprend une icône de colis indiquant que le colis a été pré-scanné. Les chauffeurs ne sont pas tenus de scanner chaque colis individuellement.
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Si vous recevez une erreur lorsque vous tentez de fermer un formulaire Fin de journée, contactez l'assistance ShipStation.
Nous recommandons également de contacter votre transporteur pour voir si les expéditions ont été manifestées dans son système.