Lorsque vous utilisez la gestion interne des stocks de ShipStation, vous devez définir vos niveaux de stocks initiaux avant que ShipStation puisse commencer à décompter les stocks après une expédition.
La meilleure façon de configurer les niveaux de stocks initiaux de votre inventaire est de télécharger un fichier CSV spécialement formaté qui contient des renseignements sur votre niveau de stocks et leur emplacement.
Au cours de ce processus, vous allez :
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Exporter un fichier CSV de l'inventaire depuis ShipStation.
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Ajouter vos valeurs d'inventaire au fichier CSV.
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Importer le fichier CSV mis à jour dans ShipStation.
Exigences
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Avant de définir les totaux de stocks initiaux, assurez-vous d'avoir effectué le processus de configuration des stocks internes, c'est-à-dire de créer un entrepôt de stocks, de lier l'entrepôt à une adresse d'expéditeur et d'activer le suivi des stocks. Consultez notre article sur la configuration des stocks internes pour en savoir plus.
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Vous devez également avoir des registres de produits dans ShipStation pour définir le total de stocks. Si vous n'avez pas encore de registres de produits dans ShipStation, consultez d'abord notre article sur l'ajout de registres de produits!
Une fois que vous avez défini vos totaux initiaux, ShipStation pourra maintenant décompter les stocks à mesure que vous expédiez vos commandes. Consultez notre article Actualiser vos niveaux de stock pour savoir comment actualiser les totaux de stocks après avoir défini les niveaux initiaux.
Tout d'abord, vous devez exporter votre liste de produits existante dans un fichier CSV de stocks spécialement formaté à partir de ShipStation.
Pour exporter les informations de stocks des produits :
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Sélectionnez Exporter TOUS les produits autonomes et variantes actifs avec ou sans option de stock dans la nouvelle fenêtre, puis cliquez sur Exporter maintenant.
ShipStation exportera vos stocks dans un fichier CSV et votre navigateur téléchargera automatiquement un fichier .zip à votre emplacement de téléchargement par défaut.
Exemple de modèle de stocks
Bien que nous vous recommandions d'exporter d'abord vos registres de produits comme décrit ci-dessus, vous pouvez tout de même télécharger un fichier CSV de modèle de stock à partir de la fenêtre contextuelle d'importation de stocks ou en cliquant au bas de cet article.
Si vous utilisez le modèle, vous devrez ajouter manuellement les noms de vos produits et les UGS, ainsi que les stocks et les emplacements des entrepôts. Veuillez noter que le fichier type contient des en-têtes de colonne légèrement différents de ceux de la version exportée. Les deux versions sont correctes et permettront d'importer correctement vos données de stocks et d'emplacements.
Ensuite, ajoutez vos détails de stock au fichier CSV exporté.
Champ Nom de l'entrepôt
Le champ Nom de l'entrepôt est un champ en lecture seule qui vous indique dans quel entrepôt se trouve le stock du produit. Lorsque vous définissez vos niveaux de stocks initiaux, ce champ sera probablement vide. Il n'est pas nécessaire d'ajouter une valeur à ce champ car vous définissez l'entrepôt vers lequel le stock est téléchargé pendant le processus d'importation.
Le champ Nom de l'entrepôt ne figure pas dans le modèle puisqu'il n'est pas nécessaire dans le processus d'importation.
Enfin, importez votre fichier CSV mis à jour dans ShipStation.
Pour charger un fichier CSV de stocks :
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Joignez le fichier CSV souhaité (glissez-déposez ou cliquez pour sélectionner) à la fenêtre contextuelle Importer des produits à partir d'un CSV.
Remarque
Un modèle CSV n'est plus nécessaire pour importer des enregistrements d'inventaire.
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Sélectionnez l'entrepôt d'inventaire que vous allez mettre à jour avec votre fichier CSV. Vous pouvez également sélectionner le modèle d'importation si vous avez déjà fait correspondre vos colonnes d'importation CSV aux champs ShipStation associés.
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Sélectionnez Télécharger et prévisualiser. Si vous n'avez pas sélectionné de modèle d'importation, vous devrez faire correspondre les colonnes de votre document CSV aux champs de ShipStation, s'ils ne correspondent pas déjà.
Attention
Assurez-vous que votre fichier CSV contient toutes les informations dont vous avez besoin pour vos registres de l'inventaire! Les importations de fichier CSV remplacent toujours les données de l'inventaire existantes dans ShipStation par les données du fichier CSV. Cela signifie que le total d'inventaire indiqué dans le fichier CSV remplacera le total d'inventaire actuellement dans ShipStation.
En outre, si une cellule de votre fichier CSV est vide pour un champ qui contient actuellement des données dans ShipStation, l'importation du fichier CSV écrasera ces données avec une valeur nulle et qu'elles ne seront plus disponibles dans ShipStation.
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Sélectionnez Commencer l'importation.
Remarque
Si vous avez plusieurs entrepôts de stockage, veuillez noter que ShipStation ne peut importer des stocks que pour un seul entrepôt de stockage à la fois. Vous devez effectuer une importation pour chaque entrepôt de stockage pour lequel vous souhaitez définir le total de stocks.
Une fois l'importation terminée, vos niveaux de stock et vos emplacements seront établis pour cet entrepôt de stockage. Répétez ce processus pour chaque entrepôt de stockage pour lequel vous avez des stocks. Lisez notre article Résolution de problèmes et astuces pour l'importation de fichier CSV si vous éprouvez des difficultés lors de l'importation du fichier CSV.
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Les champs UGS et Stock/EnStock sont obligatoires!
Le champ EnStock (fichier CSV exporté) et le champ Stock (modèle de fichier CSV) importent le niveau de stocks dans le champ EnStock de ShipStation.
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En stock (Stock) fait référence au nombre d'articles qui sont disponibles et alloués pour traiter les commandes.
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Les colonnes Loc1, Loc2, Loc3 et Loc4 du fichier CSV sont liées aux sections Région, Unité, Étagère et Bac de la disposition de l'entrepôt, respectivement.
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Si vous ne spécifiez pas au moins une valeur 'Loc' pendant l'importation, ShipStation affichera l'emplacement de l'entrepôt de stockage comme (Non précisé).
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Vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires dans le fichier CSV qui précisent des emplacements d'entrepôt de stockage supplémentaires pour un seul produit, et ShipStation ajoutera chaque emplacement à l'UGS précisée.
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Vous pouvez inclure des stocks pour plusieurs entrepôts de stockage dans un seul fichier CSV. Toutefois, pour télécharger les stocks de plusieurs entrepôts de stockage, vous devez effectuer plusieurs importations en sélectionnant l'entrepôt auquel il faut importer à chaque fois.
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Le modèle de stocks contient un champ Coût, mais pas le fichier CSV de stocks exporté. Cela est dû au fait que le champ Coût n'est pas enregistré dans une base de données comme les autres champs. Ces données sont uniquement reflétées dans l'historique du registre de stock dans ShipStation.
Vous pouvez ajouter une colonne Coût au fichier CSV des stocks exportés si vous souhaitez enregistrer les variations des coûts des produits dans l'historique des registres de produits, mais ce n'est pas obligatoire. De plus, ces données ne seront pas incluses dans le fichier CSV de stocks exportés.
Vous pouvez désormais afficher vos niveaux de stocks au niveau du produit, au niveau de la commande et dans la barre latérale d'expédition.
Notre article Stocks réservés comprend un tableau avec une description de tous les termes relatifs aux stocks.
Pour afficher les stocks dans l’écran Détails de la commande :
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Allez dans l'onglet Commandes.
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Ouvrez l'écran des détails d'une commande.
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Allez à la section Articles de commande pour afficher le niveau de stocks.
Assurez-vous que l'adresse d'expédition est définie sur une adresse d'expéditeur auquel est liée la bonne source de stocks.
Pour afficher l'inventaire par le biais la barre latérale d'expédition de la grille des commandes :
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Sélectionnez une commande dans la grille des commandes et cochez la case Afficher la barre latérale près du bouton Profil pour voir la barre latérale de droite pour cette commande.
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Cliquez sur l'icône d'engrenage
dans la section Articles.
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Sélectionnez Commandes dans la fenêtre contextuelle Regrouper par. (Le paramètre par défaut est Articles.)
Le champ Stock affichera le totaux des stocks disponibles (n'inclut pas la commande en cours) et En stock (inclut la commande en cours).