Détails concernant l’intégration de ShipStation à UPS. Comprend les exigences, le processus de connexion, les fonctionnalités, les notes et les conseils de résolution des problèmes.
ShipStation est une application UPS ReadyMD qui vous permet d’estimer les tarifs et de créer des étiquettes d’expédition nationale et internationale avec vos tarifs d’expédition UPS prédéfinis. UPS répond aux besoins logistiques des entreprises de grande et de petite taille. UPS offre des options pour le développement durable telles que les factures électroniques et le programme neutre en carbone.
Exigences de connexion :
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Un compte UPS actif.
Besoin d’ouvrir un compte UPS? Inscrivez-vous sur UPS pour démarrer!
Votre adresse de facturation de compte UPS, numéro de téléphone et adresse électronique.
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Les détails suivants qui figurent dans votre dernière facture UPS (non exigés pour les nouveaux comptes) :
Identifiant de contrôle
Date de la facture
Numéro de la facture
Montant de la facture
Consultez l’étape 9 de la section Connexion d’un compte UPS ci-dessous pour un exemple de facture.
Pour connecter le compte UPS à ShipStation, suivez les étapes suivantes :
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Sélectionnez la vignette UPS, puis cliquez sur Connexion.
Cliquez sur Suivant.
Lisez entièrement l’Accord sur la technologique UPS, sélectionnez Oui, j’accepte, puis cliquez sur Suivant.
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Remplissez le côté gauche du formulaire avec les données de contact principal du compte UPS.
En cas de doute sur l’emplacement de ces données, consultez la section Localisation de vos données de contact UPS de cet article.
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Remplissez le côté droit du formulaire avec les données de votre compte UPS, puis cliquez sur Suivant.
Note
Pour un nouveau compte, veillez à décocher la case en regard de la mention J’ai reçu une facture durant ces 90 derniers jours, puis ignorez l’étape suivante.
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Saisissez les données demandées figurant dans votre dernière facture UPS, puis cliquez sur Suivant.
Cliquez sur Connexion.
Connectez-vous à votre compte UPS.
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Cliquez sur votre nom d’utilisateur et sélectionnez Adresses dans le menu déroulant en haut à droite de l’écran.
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Cliquez sur Modifier à côté de l’adresse de facturation (sous la section Adresses).
Saisissez les renseignements sur l’adresse dans la fenêtre de renseignements du compte UPS sur ShipStation.
Pour trouver les renseignements liés au champ Fonction :
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Revenez dans le menu du profil et cliquez sur Afficher et régler mes factures.
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Cliquez sur Facturation UPS Center dans la page qui s’affiche.
Pointez l’option Administration et cliquez sur Gérer les utilisateurs.
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Saisissez la valeur dans la colonne Rôle dans le champ Fonction sur ShipStation.
Facture UPS
Pour trouver la facture UPS (donnée nécessaire dans l’étape de vérification de la facture du processus de connexion) :
Revenez dans Facturation UPSCenter, pointez l’onglet Facturation et cliquez sur le lien hypertexte vers votre dernière facture :
Voici les fonctionnalités standard que l’intégration de ShipStation à UPS prend en charge :
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L’intégration de ShipStation à UPS permet de bénéficier des fonctionnalités supplémentaires suivantes :
Fonctionnalité |
Description |
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Transporteur facturé |
UPS ne facture que les étiquettes utilisées, qui sont facturées mensuellement sur votre compte. UPS ne débite pas votre compte pour les étiquettes créées sur ShipStation. Toute étiquette UPS créée sur ShipStation et NON utilisée dans l’expédition d’un colis ne sera pas comptabilisée dans votre facture. Cependant, il est recommandé d’annuler les étiquettes non utilisées pour améliorer la précision de vos dossiers d’envois. |
Application des tarifs négociés |
Pour afficher vos tarifs UPS négociés sur SHIPSTATION, sélectionnez l’option Appliquer les tarifs négociés dans l’écran des paramètres UPS de ShipStation. Pour cela, accédez à |
[en] UPS Carbon Neutral Program |
[en] By default, all UPS accounts connected to ShipStation are automatically enrolled in the Carbon Neutral program. [en] If you do not want to participate in the Carbon Neutral program, disable this option in your UPS Settings in ShipStation. |
[en] Electronic Data Interchange (EDI) |
[en] Contact UPS to have EDI enabled for your UPS account. Once enabled, ShipStation will automatically submit customs information electronically through the UPS EDI service. [en] If ShipStation is not able to submit customs information through EDI (either because it's not enabled for your UPS account or because the destination country does not support EDI), you will instead need to print any necessary customs forms and include them with the shipment. |
[en] Third Party and Recipient billing |
[en] This option allows you to assign the billing to a third party or recipient UPS account. Use the Other Shipping Options in ShipStation to change billing for a shipment. [en] You must enter the account number and account zip code of the third-party account. The third-party account must also allow third-party billing. |
[en] Bill duties and taxes to payor of shipping charges |
[en] Enable this option to be charged duties and taxes on behalf of your international customers. [en] If you use this option in conjunction with third-party or recipient billing, the billed account will be responsible for the duties and taxes. |
[en] Saturday Delivery |
[en] Enable this option to allow for package delivery on Saturdays. See the UPS page on Saturday Delivery for more information and restrictions. |
[en] Collect on Delivery |
[en] Enable Collect on Delivery so that UPS will collect funds from the recipient when UPS delivers the package. See the UPS page on Collect on Delivery for more information and restrictions. |
[en] Dry Ice shipping |
[en] Enable this option to let UPS know the package contains dry ice. See the UPS page on Coolants and Refrigerants for more information and restrictions. |
[en] Additional Handling |
[en] Enable this option to inform UPS that the package will require special handling. See the UPS page on Additional Charges for more information and restrictions. |
Pour les services incluant des étiquettes marquées, le logo commercial importé dans les paramètres de valorisation de la marque de votre magasin s’affichera dans le coin inférieur droit de l’étiquette d’expédition d’UPS.
Pour les services incluant des messages d’étiquettes, le message d’étiquette 1 sera inscrit dans le premier champ Nº réf. Tr.
Pour les services incluant des messages d’étiquettes, les Messages d’étiquette 2 et 3 seront combinés et inscrits dans le second champ Nº réf. Tr.
Retenez les points suivants concernant l’intégration de ShipStation à UPS :
Les étiquettes créées via ShipStation ne s’afficheront pas dans votre historique d’envois sur UPS.com.
Les formulaires de fin de journée d’UPS (également formulaires de renseignements sur le statut des colis ou PLD) sont disponibles sur ShipStation. En tant que partenaire certifié d’UPS, ShipStation soumet électroniquement tous les renseignements de l’envoi à UPS lors de la création des étiquettes. Aucun traitement de fin de journée ou formulaire de statut des colis n’est donc requis. Si vous avez besoin d’un manifeste aux fins de comptabilité, vous pouvez créer un manifeste d’expédition générique en accédant à
Données > Rapports > Manifeste d’expéditionpour exécuter le rapport sur vos envois UPS.L’outil de validation d’adresse de ShipStation ne permet pas de déterminer si une adresse est résidentielle ou commerciale. Toutes les adresses sont ainsi définies au statut commercial. Cela peut entraîner une mauvaise estimation des tarifs pour certains envois résidentiels UPS.
Le service de ramassage intelligent UPS n’est pas disponible pour les envois UPS créés via ShipStation.
Le champ Ligne d’adresse de destinataire 1 ne peut excéder 30 caractères. Si le champ Adresse de destinataire 1 dépasse cette limite, ShipStation passe automatiquement à Ligne d’adresse 2.
Les messages d’étiquettes ne sont disponibles que pour les étiquettes des envois contenant plusieurs colis.
Voici certains des problèmes courants, leurs causes potentielles et des conseils de résolution des problèmes.
Je rencontre une erreur pendant la tentative de connexion de mon compte UPS à ShipStation. Que dois-je faire?
Plusieurs erreurs peuvent survenir lors de la connexion d’un compte UPS à ShipStation. Ce tableau décrit les erreurs les plus courantes et leurs solutions potentielles :
Erreur |
Cause |
Solution |
|---|---|---|
Problème de facturation ou autre problème lié au compte UPS. |
Appelez UPS au numéro fourni et laissez un message vocal indiquant vos données de contact si personne ne répond. Les autres départements d’UPS ne peuvent généralement pas vous aider pour cette erreur. |
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L’adresse saisie ne correspond pas aux données de contact principal du compte. |
Connectez-vous à UPS.com pour obtenir les renseignements nécessaires sur l’adresse. |
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La facture n’est pas valide ou le compte n’a pas accès aux tarifs négociés. |
Si vous n’avez pas encore accès aux tarifs négociés, ne sélectionnez pas l’option Appliquer les tarifs négociés. Si vous n’avez pas de facture récente, vous devez demander auprès du département de comptabilité fournisseur d’UPS. Vous pouvez obtenir une aide de facturation en ligne ou appeler le département de facturation d’UPS pour demander un doublon de facture. |
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Données de facture non valides ou facture obsolète. |
Si vous n’avez pas de facture récente, vous devez demander auprès du département de comptabilité fournisseur d’UPS. Vous pouvez obtenir une aide de facturation en ligne ou appeler le département de facturation d’UPS pour demander un doublon de facture. |
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Nombreuses tentatives d’inscription avec des données de facture non valides. |
Communiquez directement avec UPS pour débloquer le compte. Veillez à ce que les données de facture soient correctes pour les prochaines tentatives. |
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Erreur de saisie du numéro de compte UPS. |
Vérifiez que le numéro de compte saisi est correct et qu’il ne contient pas d’espaces. |
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ShipStation ne peut pas créer le compte UPS. |
Problème temporaire généralement lié à la maintenance du serveur. Vérifiez la page de statut de ShipStation ou communiquez avec le service d’assistance pour obtenir les mises à jour. |
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ShipStation ne peut pas créer le compte UPS. |
Problème temporaire généralement lié à la maintenance du serveur. Vérifiez la page de statut de ShipStation ou communiquez avec le service d’assistance pour obtenir les mises à jour. |
Je rencontre une erreur pendant la tentative de création des étiquettes d’expédition UPS. Que dois-je faire?
Plusieurs erreurs potentielles peuvent survenir lors de l’estimation des tarifs UPS et de la création des envois UPS sur ShipStation. Le tableau suivant décrit les erreurs les plus courantes et leurs solutions potentielles :
Erreur |
Cause |
Solution |
|---|---|---|
Les identifiants d’accès à ShipStation sont obsolètes et doivent être mis à jour. |
Accédez à Paramètres > Expédition > Transporteurs et exécution et cliquez sur le lien Paramètre pour UPS. Cliquez sur l’action Supprimer le compte. Une fois supprimé, ajoutez à nouveau le compte dans ShipStation. |
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Les identifiants d’accès à ShipStation sont obsolètes et doivent être mis à jour. |
Accédez à Paramètres > Expédition > Transporteurs et exécution et cliquez sur le lien Paramètre pour UPS. Cliquez sur l’action Supprimer le compte. Une fois supprimé, ajoutez à nouveau le compte dans ShipStation. |
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L’option de service, de colis ou d’expédition est invalide |
Le service et le colis sont incompatibles ou une « option supplémentaire » non autorisée (par exemple, Livraison le samedi) est sélectionnée pour l’envoi. Supprimez les options non autorisées pour le type d’envoi. |
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L’option accessoire demandée est indisponible pour les zones sélectionnées |
Vous essayez de réaliser un envoi via UPS en sélectionnant l’option Neutre en carbone dans vos paramètres de compte UPS sur ShipStation. Le programme d’expédition neutre en carbone d’UPS n’est pas disponible dans ces zones. |
Accédez à Paramètres > Expédition > Transporteurs et exécution pour modifier vos paramètres UPS. Désactivez l’option Neutre en carbone et enregistrez les modifications. |
Erreur de saisie du numéro de compte UPS utilisé pour l’envoi. |
Si elle s’affiche après une connexion réussie au compte UPS, cette erreur est généralement liée à la facturation de tierce partie. Vérifiez que les données de facturation de tierce partie incluent un compte UPS valide. |
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Aucun nom de société ne figure dans l’adresse de l’expéditeur. |
Le nom de la société expéditrice est obligatoire pour certains envois UPS. Ajoutez un nom de la société à l’adresse de l’expéditeur ou ajoutez un nom de la société dans l’onglet de valorisation de la marque des paramètres du magasin. |
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Problème de facturation ou autre problème lié au compte UPS. |
Communiquez directement avec UPS pour discuter de la source de l’erreur et de sa résolution. |
Si vous avez utilisé UPS WorldshipMD pour expédier vos commandes, vous avez sûrement créé un carnet d’adresses que vous souhaitez utiliser sur ShipStation. Même si ShipStation ne peut pas extraire le carnet d’adresses directement depuis UPS, vous pouvez exporter les données depuis UPS WorldshipMD et créer un fichier CSV à partir de ces dernières pour importer les dossiers de clients dans ShipStation.
Pour ce processus à plusieurs étapes, vous devez :
Créer un mappage d’exportation dans UPS WorldshipMD.
Exporter un fichier à l’aide du mappage d’exportation créé dans UPS WorldshipMD.
Créer un fichier CSV adapté à l’importation dans ShipStation à l’aide des données du fichier exporté.
Importer le fichier CSV dans ShipStation.
Consultez la section ci-dessous pour les instructions détaillées :
Vous devez d’abord créer un mappage d’exportation sur UPS WorldshipMD pour générer un fichier CSV.
Ouvrez l’application UPS WorldshipMD.
Sous Importer/Exporter les données, sélectionnez Créer/Modifier le mappage… pour ouvrir la fenêtre Créer ou modifier une importation ou exportation de mappage.
Dans la section Nouveau mappage, sélectionnez Exporter vers la base de données ODBC.
Cochez la case Exporter au format CSV.
Choisissez un type de mappage du carnet d’adresses.
Nommez le mappage, puis cliquez sur Créer. La fenêtre Modifier le mappage d’exportation au format CSV s’affichera.
Cliquez sur Ajouter toutes les colonnes.
Cliquez sur Définir le nom du fichier CSV. La fenêtre Enregistrer sous s’affichera.
Saisissez un nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le fichier de mappage d’exportation.
Cliquez sur OK. Vous serez redirigé vers la fenêtre Créer ou modifier une importation ou exportation de mappage.
Le mappage créé devrait figurer sous l’option Mappages existants. Cliquez sur Fermer pour revenir à l’affichage principal d’UPS WorldshipMD.
Vous pouvez désormais exporter les données après avoir créé le mappage d’exportation pour gérer un fichier CSV.
Sous Importer/Exporter les données, sélectionnez Exporter par lot… pour ouvrir la fenêtre Exporter par lot les données.
Sélectionnez le mappage d’exportation créé dans les étapes précédentes.
Choisissez une plage de dates pour l’exportation.
Cliquez sur Suivant. La fenêtre Aperçu d’importation/exportation s’affiche.
Vérifiez les détails de l’exportation et cliquez sur Suivant pour commencer l’exportation.
À la fin de l’exportation, cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le fichier sur votre ordinateur.
Note
Si vous ne pouvez pas réaliser les étapes ci-dessus sur UPS WorldshipMD, vous pouvez communiquer avec le service d’assistance d’UPS WorldshipMD pour obtenir de l’aide supplémentaire concernant l’application.
Vous devez ensuite modifier le fichier exporté dans une application de feuille de calcul puisque ShipStation exige un format particulier pour le processus d’importation des clients.
Téléchargez le fichier CustomerImportSample.csv.
Ouvrez le fichier CustomerImportSample.csv et les fichiers d’exportation UPS WorldshipMD avec l’application de feuille de calcul de votre choix.
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Copiez et collez les données du fichier d’exportation UPS WorldshipMD dans les colonnes adaptées du fichier CustomerImportSample.csv.
Ne modifiez pas les en-têtes du fichier CustomerImportSample.csv!
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À la fin du transfert des données d’adresse dans le fichier CustomerImportSample.csv, enregistrez le fichier. (Ou utilisez le bouton Enregistrer sous… pour sauvegarder le fichier sous un autre nom.)
Veillez à conserver le format CSV.
L’étape finale consiste à importer le nouveau fichier CSV dans ShipStation.
Connectez-vous à ShipStation.
Accédez à l’onglet Clients.
Cliquez sur Importer. La fenêtre Importer des clients s’affiche.
Cliquez sur Sélectionner un fichier.
Sélectionnez la version modifiée du fichier CustomerImportSample.csv et cliquez sur Ouvrir.
Choisissez une des options sous Sélectionner des options.
Cliquez sur Commencer l’importation pour importer le fichier.
Cliquez sur Fermer.
Astuce
Consultez la rubrique Importation de clients de notre page pour une description plus détaillée du processus ci-dessus.
ShipStation commencera à importer le fichier et vous informera à la fin de l’importation. Vous pourrez ensuite afficher les adresses dans l’onglet Clients sur ShipStation.
Lorsque les dossiers des clients ont été créés, vous pourrez utiliser les données de clients enregistrées pour créer rapidement des commandes manuelles et des étiquettes.