Détails concernant l’intégration de ShipStation à UPS. Comprend les exigences, le processus de connexion, les fonctionnalités, les notes et les conseils de résolution des problèmes.
ShipStation est une application certifiée UPS Ready® qui vous permet d'obtenir des tarifs et de créer des étiquettes d'expédition nationales et internationales avec vos tarifs d'expédition UPS négociés. UPS répond aux besoins logistiques des entreprises de grande et de petite taille. Et UPS propose des options de durabilité comme les factures sans papier et son programme carboneutre.
Vous souhaitez ouvrir un compte UPS? Inscrivez-vous avec UPS pour commencer!
Exigences de connexion :
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Un compte UPS actif.
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Votre adresse de facturation de compte UPS, numéro de téléphone et adresse électronique.
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Les détails suivants de votre dernière facture UPS (non requis pour les nouveaux comptes). Si vous avez des questions concernant votre facture UPS, veuillez contacter le service clientèle UPS.
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Identifiant de contrôle
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Date de la facture
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Numéro de la facture
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Montant de la facture
Voir l'Étape 9 de la section Connecter un compte UPS ci-dessous pour une image d'un exemple de facture.
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Exigences internationales :
Joignez trois exemplaires d'une facture commerciale à votre envoi si la soumission électronique n'est pas activée. Révisez les options et les formulaires internationaux.
Pour connecter votre compte UPS à ShipStation :
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Le module complémentaire de vos transporteurs
Certains forfaits nécessitent l'activation du module complémentaire Vos transporteurs avant que vous puissiez connecter vos comptes de transporteurs. Si vous ne l’avez pas encore activé, vous serez invité à le faire avant de pouvoir connecter vos comptes.
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Sélectionnez la tuile UPS et cliquez sur Connecter.
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Cliquez sur Suivant.
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Lisez l'Entente de technologie UPS, sélectionnez Oui, j'accepte, puis cliquez sur Suivant.
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Remplissez le côté gauche du formulaire avec les données de contact principal du compte UPS.
Si vous ne savez pas où trouver ces informations, consultez la section Localiser vos coordonnées UPS de cet article.
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Remplissez le côté droit du formulaire avec les informations relatives à votre compte UPS en LETTRES MAJUSCULES, puis cliquez sur Suivant.
Remarque
S'il s'agit d'un nouveau compte UPS, veillez à décocher la case en regard de J'ai reçu une facture au cours des 90 derniers jours, puis passez à l'étape suivante.
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Saisissez les informations demandées à partir de votre plus récente facture UPS en LETTRES MAJUSCULES, puis cliquez sur Suivant.
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Cliquez sur Connexion.
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Connectez-vous à votre compte UPS.
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Cliquez sur votre nom d'utilisateur et sélectionnez Adresses dans le menu déroulant en haut à droite de l'écran.
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Cliquez sur Modifier à côté de votre adresse de facturation (sous la section Adresses).
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Saisissez les renseignements sur l’adresse dans la fenêtre de renseignements du compte UPS sur ShipStation.
Pour localiser les informations du champ Titre :
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Allez à nouveau dans le menu Profil et cliquez sur Voir et payer la facture.
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Cliquez sur Centre de facturation UPS sur la page qui s'affiche.
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Passez la souris sur Administration et cliquez sur Gérer les utilisateurs.
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Saisissez la valeur de la colonne Rôle dans le champ Titre de ShipStation.
Facture UPS
Pour trouver la facture UPS (donnée nécessaire dans l’étape de vérification de la facture du processus de connexion) :
Revenez à votre Centre de facturation UPS, survolez l'onglet Facture et cliquez sur l'hyperlien vers votre facture la plus récente :
L'intégration ShipStation avec UPS prend en charge les fonctionnalités standard suivantes :
Fonctionnalités courantes de ShipStation
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Fonctionnalité |
Supportée? |
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Soumission électronique des documents douaniers (L'EDI et la facture électronique doivent être activés sur le compte UPS). Voir également le guide des factures commerciales UPS au format PDF ci-joint. |
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L'intégration ShipStation avec UPS permet de bénéficier des fonctionnalités supplémentaires suivantes :
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Fonctionnalité |
Description |
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Transporteur facturé |
UPS ne facture que les étiquettes utilisées, qui sont facturées mensuellement sur votre compte. UPS ne débite pas votre compte pour les étiquettes créées sur ShipStation. Toute étiquette UPS créée sur ShipStation et NON utilisée dans l’expédition d’un colis ne sera pas comptabilisée dans votre facture. Cependant, il est recommandé d’annuler les étiquettes non utilisées pour améliorer la précision de vos dossiers d'expéditions. |
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Application des tarifs négociés |
Pour voir vos tarifs négociés, vous devez d'abord l'activer dans votre compte UPS dans ShipStation. Vous aurez besoin de votre facture UPS la plus récente pour terminer ce processus. Accédez à |
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Tarif de fret UPS Ground |
Vous pouvez activer le taif de fret UPS Ground lorsque vous obtenez des tarifs pour les envois UPS Ground dans ShipStation. Après avoir ajouté votre compte UPS à ShipStation, activez le tarif de fret terrestre dans la fenêtre contextuelle Paramètres UPS. Lorsque vous utilisez cette option, vous devez attribuer le code de classification du fret dans Autres options d’expédition de ShipStation. Le tarif de fret UPS Ground est uniquement disponible pour les envois UPS utilisant le service d’expédition UPSMD Ground. |
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Programme neutre en carbone d’UPS |
Par défaut, tous les comptes UPS connectés à ShipStation sont automatiquement inscrits au programme neutre en carbone. Si vous ne souhaitez pas participer au programme Carboneutre, désactivez cette option dans vos Paramètres UPS dans ShipStation. |
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Échange de données informatisées (EDI) |
Contactez UPS pour activer l'EDI pour votre compte UPS via une facture papier. Une fois activée, ShipStation soumettra automatiquement les informations douanières par voie électronique via le service EDI d’UPS. Si ShipStation est dans l’impossibilité de soumettre les renseignements douaniers via EDI (soit parce que l’option n’est pas disponible sur votre compte UPS ou qu’elle n’est pas prise en charge par le pays de destination), vous aurez à imprimer les formulaires douaniers requis et à les joindre à l'expédition. |
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Facturation du destinataire ou de tierce partie |
Cette option vous permet d’attribuer la facturation à un compte UPS tiers ou à celui du destinataire. Utilisez les Autres options d'expédition dans ShipStation pour modifier la facturation d'une expédition. Vous devez saisir le numéro de compte et le code postal du compte tiers. Le compte tiers doit permettre également la facturation avec une tierce partie. Découvrez comment appliquer la facturation de tierce partie aux expéditions. Consultez l'article Facturation de tierce partie pour les expéditions internationaux UPS dans Détails supplémentaires sur UPS pour en savoir plus sur le Fret payable à destination (F/C) et le Franco domicile (F/D). |
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Facturer les droits et taxes au payeur des frais d'expédition |
Activez cette option pour que les droits et taxes soient facturés au nom de vos clients internationaux. Si vous utilisez cette option avec l’option de facturation de tierce partie ou de destinataire, le compte facturé devra se charger des droits de douane et des taxes. Consultez l’article Facturer les droits de douane internationales au payeur des frais d’expédition pour en savoir plus. |
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Ajouter le numéro de commande et le numéro de facture aux factures commerciales |
ShipStation peut ajouter automatiquement le numéro de commande et le numéro de facture aux champs correspondants d'une facture commerciale si vous ajoutez un texte spécifique aux champs personnalisés 2 et 3 de la commande. Copier le texte suivant pour chaque champ, mais remplacer le texte en italique par le numéro de commande réel ou le numéro de facture de votre client.
Les numéros apparaîtront dans les champs correspondants de votre facture commerciale : |
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Livraison le samedi |
Vous pouvez activer cette option pour autoriser la livraison de colis les samedis. Consultez la page UPS sur Livraison du samedi pour plus d'informations et de restrictions. |
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Service de livraison contre remboursement |
Activez l’option de livraison contre remboursement pour qu’UPS puisse percevoir les frais auprès du destinataire à la livraison du colis. Consultez la page UPS à propos de la Collecte à la livraison pour plus d'informations et de restrictions. |
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Expédition sur glace sèche |
Activez cette option pour informer UPS que le colis contient de la glace sèche. Consultez la page UPS sur Refroidissants et réfrigérants pour plus d'informations et de restrictions. |
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Expédition d'alcool |
Si l'expédition d'alcool est autorisée dans votre compte UPS, vous pouvez créer vos étiquettes dans ShipStation. Il n'y a pas d'option « contient de l'alcool » à sélectionner pour les expéditions UPS dans ShipStation. Cependant, UPS exige que vous utilisiez l'option Confirmation par signature par un adulte. Le colis doit également comporter une étiquette d'expédition spéciale pour les boissons alcoolisées indiquant que le colis contient de l'alcool (cette étiquette n'est pas fournie par ShipStation). Consultez les directives d'UPS concernant l'expédition d'alcool et examinez les exigences liées à votre compte UPS pour vous assurer que vos expéditions d'alcool sont conformes à toutes les exigences d'UPS. |
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Manutention supplémentaire |
Activez cette option pour informer UPS que le colis nécessite une manutention spéciale. Consultez la page UPS sur Frais additionnels pour plus d'informations et de détails sur les restrictions. |
Pour les services prenant en charge les étiquettes de marque, le logo de magasin que vous avez téléchargé dans les paramètres de marque de votre magasin apparaîtra dans le coin inférieur droit de l'étiquette d'expédition UPS.
Pour les services prenant en charge les messages d'étiquette, le message d'étiquette 1 s'imprime dans le premier champ No. de réf. trx..
Les messages d'étiquette 2 et 3 seront combinés et imprimés dans le deuxième champ N° de réf. trx.
Lorsque vous saisissez le poids et les dimensions de vos expéditions dans ShipStation, ils doivent refléter avec précision la taille du colis afin que le tarif renvoyé à ShipStation soit le tarif qui vous êtes réellement facturé pour l'expédition. Si les dimensions saisies dans ShipStation ne correspondent pas aux dimensions réelles du colis expédié, vous pourriez être soumis à des frais supplémentaires de la part d'UPS.
Il incombe à l'expéditeur de saisir une dimension exacte dans ShipStation avant de créer l'étiquette pour l'envoi!
Les colis d'un poids réel de plus de 150 livres, ou qui dépassent 108 pouces de longueur, ou qui dépassent un total de 165 pouces de longueur plus circonférence [(2 x largeur) + (2 x hauteur)] combinés, tel que mesuré pour déterminer leur poids facturable, ne sont pas acceptés pour le transport.
Si UPS trouve des colis qui dépassent ces limites dans le système UPS, les envois sont soumis à des frais supplémentaires. UPS se réserve le droit, à sa seule et entière discrétion, de renvoyer ces colis à l'expéditeur, aux frais de ce dernier.
Reportez-vous au tarif/conditions d'utilisation UPS – Canada pour plus d'informations.
Le supplément pour dépassement de la limite est de 920 00 $ par colis. Consultez le guide des tarifs et services quotidiens d'UPS pour obtenir les informations les plus récentes.
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Facturation de tierce partie pour les expéditions internationaux UPS : L'un des deux codes possibles sera affiché sur l'étiquette de UPS pour la facturation de tierce partie pour les expéditions internationaux lorsque vous facturez les droits et les taxes au payeur des frais d'expédition. Les codes UPS représentent qui paie les frais de facturation et dépendent de l'emplacement du compte de facturation :
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Facturation de tierce partie
La facturation de tierce partie est disponible uniquement pour les intégrations directes et n'est pas prise en charge par UPS depuis ShipStation.
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Fret payable à destination (F/C) : Qui paie? Le client destinataire du colis dans le pays de destination paie tous les frais (droits et taxes) d'une expédition internationale UPS. Il est également possible pour un tierce partie situé dans le pays de destination de payer.
Avec Fret payable à destination (F/C), si le compte de facturation de tierce partie est situé en dehors du pays de destination, ShipStation ne peut pas facturer les droits et taxes à ce compte de facturation de tierce partie.
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Franco domicile (F/D) : Qui paie? Le compte de l'expéditeur, un tierce partie dans le pays d'origine de l'expédition ou un tierce partie dans un pays tiers.
Avec Franco domicile (F/D), l'utilisation d'un compte de facturation de tierce partie situé dans le pays de destination de l'expédition permettra à ShipStation de facturer les droits et taxes à ce compte de facturation tierce partie.
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UPS n'impose pas de frais pour les étiquettes que vous n'utilisez pas. Nous vous recommandons de toujours annuler l'étiquette dans ShipStation si vous n'avez pas besoin de l'étiquette.
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Les étiquettes créées via ShipStation ne s’afficheront pas dans votre historique d'expéditions sur UPS.com.
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Les formulaires UPS Fin de journée (également connus sous le nom de Formulaires PLD) ne sont pas disponibles dans ShipStation. En tant que partenaire certifié d’UPS, ShipStation soumet électroniquement tous les renseignements de l'expédition à UPS lors de la création des étiquettes. Aucun traitement de fin de journée ou formulaire PLD n’est donc requis. Si vous avez besoin d'un manifeste à des fins de tenue de dossiers, vous pouvez créer un manifeste d'expédition générique en accédant à
Aperçus > Rapports > Manifeste d'expéditionet en exécutant le rapport pour vos expéditions UPS. -
L’outil de validation d’adresse de ShipStation ne permet pas de déterminer si une adresse est résidentielle ou commerciale. Toutes les adresses sont ainsi définies au statut commercial. Cela peut entraîner une mauvaise estimation des tarifs pour certaines expéditions résidentiels UPS.
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Le service de ramassage intelligent UPS n’est pas disponible pour les expéditions UPS créés via ShipStation.
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UPS affichera uniquement la ligne d'adresse 1 des adresses d'expédition et de retour. Les informations relatives à l'adresse secondaire (comme le numéro d'appartement ou de suite) doivent être ajoutées à la ligne d'adresse 1.
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Le champ Ligne d’adresse de destinataire 1 ne peut excéder 30 caractères. Si le champ Adresse de destinataire 1 dépasse cette limite, ShipStation passe automatiquement à Ligne d’adresse 2.
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Vous pouvez importer votre carnet d'adresses UPS Worldship® dans ShipStation en suivant les instructions de notre article d'aide Transférer le carnet d'adresses UPS Worldship® vers ShipStation.
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La possibilité d'expédier des marchandises dangereuses n'est pas disponible dans ShipStation. Vous devez passer par UPS directement.
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Pour expédier des armes à feu ou des pièces d'armes à feu avec UPS, vous devez signer un contrat avec votre chargé de compte. UPS n'autorise pas l'expédition des armes ou de pièces d'armes à feu depuis ShipStation.
Voici certains des problèmes courants, leurs causes potentielles et des conseils de résolution des problèmes.
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Erreur |
Solution |
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Erreur : Statut du compte non valide |
Ce que cela signifie : Le compte n’a pas été actif pendant une longue période. Ce qu'il faut faire : Contactez UPS directement pour réactiver le compte. |
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Erreur : Impossible de traiter la demande, veuillez appeler le service à la clientèle d’UPS au 1 XXX XXX-XXXX |
Ce que cela signifie : Il s’agit d’un problème lié à la facturation ou à un autre problème de compte UPS. Ce qu'il faut faire : Appelez UPS au numéro fourni et laissez un message vocal indiquant vos données de contact si personne ne répond. Les autres départements d’UPS ne peuvent généralement pas vous aider pour cette erreur. |
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Erreur : Les entrées CodePostal et/ou CodePays ne correspondent pas aux données associées au NuméroDeCompte |
Ce que cela signifie : L’adresse saisie ne correspond pas aux données de contact principal du compte. Ce qu'il faut faire : Connectez-vous à UPS.com pour obtenir les renseignements nécessaires sur l’adresse. |
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Erreur : Impossible de vérifier les tarifs négociés. Veuillez vérifier les données de la facture et soumettre à nouveau |
Ce que cela signifie : Soit une facture non valide, soit le compte n'a pas accès aux tarifs négociés. Ce qu'il faut faire : Si vous n’avez pas encore accès aux tarifs négociés, ne sélectionnez pas l’option Appliquer les tarifs négociés. Si vous n’avez pas de facture récente, vous devez demander auprès du département de comptabilité fournisseur d’UPS. Vous pouvez obtenir une aide de facturation en ligne ou appeler le département de facturation d’UPS pour demander un doublon de facture. |
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Erreur : Impossible d'autoriser la demande car la facture n’existe pas dans le système de facturation d’UPS |
Ce que cela signifie : Soit des données de facture non valide, soit une facture obsolète. Ce qu'il faut faire : Si vous n’avez pas de facture récente, vous devez demander auprès du service de comptes fournisseurs d’UPS. Vous pouvez obtenir une aide de facturation en ligne ou appeler le département de facturation d’UPS pour demander un doublon de facture. |
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Erreur : Impossible d'autoriser la demande car le compte est bloqué, veuillez réessayer dans 24 heures. |
Ce que cela signifie : Nombreuses tentatives d’inscription avec des données de facture non valides. Ce qu'il faut faire : Contactez UPS directement pour déverrouiller le compte. Veillez à ce que les données de facture soient correctes pour les prochaines tentatives. |
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Erreur : Numéro d’expéditeur manquant ou non valide |
Ce que cela signifie : Erreur de saisie du numéro de compte UPS. Ce qu'il faut faire : Vérifiez que le numéro de compte saisi est correct et qu’il ne contient pas d’espaces. |
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Erreur : Le service Web d’inscription est temporairement indisponible |
Ce que cela signifie : ShipStation ne peut pas créer le compte UPS. Ce qu'il fait faire : Il s'agit d'un problème temporaire généralement lié à la maintenance du serveur. Consultez la page d'état de ShipStation ou communiquez avec l'équipe de soutien pour obtenir des mises à jour. |
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Erreur : Système de licence non disponible |
Ce que cela signifie : ShipStation ne peut pas créer le compte UPS. Ce qu'il fait faire : Il s'agit d'un problème temporaire généralement lié à la maintenance du serveur. Consultez la page d'état de ShipStation ou communiquez avec l'équipe de soutien pour obtenir des mises à jour. |
Ce tableau décrit les erreurs les plus fréquemment rencontrées lors de l'obtention de tarifs ou de la création d'étiquettes avec UPS, ainsi que leurs solutions potentielles :
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Erreur |
Causes et solutions |
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Erreur: « Nombre de produits incorrect. » |
Ce que cela signifie: UPS peut accepter jusqu'à 100 déclarations douanières. Les tentatives d'envoi de 101 déclarations ou plus entraîneront une erreur. Que faire: si vous avez plus de 100 déclarations des douanes, vous devez les séparer en groupes de 100 ou moins pour les traiter. Pour ce faire, vous devrez diviser la commande jusqu'à ce que chaque expédition de la commande ait 100 déclarations des douanes ou moins. Une fois que chaque expédition n'a que 100 déclarations des douanes, vous pouvez créer une étiquette pour chaque expédition. Par exemple, si la commande devait être divisée en trois expéditions, vous générerez trois étiquettes. |
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Erreur : L'option de facturation demandée n'est pas disponible entre les emplacements sélectionnés |
Ce que cela signifie : Cette erreur se produit pour les étiquettes internationales des colis d'une valeur inférieure à 100 euros lorsque vous sélectionnez l'option de facturation des taxes et droits au payeur de l'expédition dans la section Autres options d'expédition. UPS ne facture pas de droits et taxes si la valeur de l'envoi, y compris les frais de produit et de livraison, est inférieure à 100 euros par jour. UPS bloquera la création de l'étiquette pour raison de DDP ne s'appliquant pas à l'envoi, car aucun montant ne sera facturé au destinataire ou à l'expéditeur. Ce qu'il faut faire : Désélectionnez l'option Facturer les taxes et les droits au payeur de l'expédition dans la section Autres options d'expédition, puis créez l'étiquette. |
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Erreur : L’identifiant utilisateur est actuellement bloqué, veuillez réessayer dans 5 minutes |
Ce que cela signifie : Les identifiants d’accès à ShipStation sont obsolètes et doivent être mis à jour. Ce qu'il faut faire : Allez sur |
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Erreur : Impossible d'autoriser la demande car le compte est bloqué, veuillez réessayer dans 24 heures. |
Ce que cela signifie : Les identifiants d’accès à ShipStation sont obsolètes et doivent être mis à jour. Ce qu'il faut faire : Allez sur |
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Erreur : L’accessoire est incompatible avec l’option sélectionnée |
Ce que cela signifie : Les sélections service, colis ou expédition ne sont pas compatibles entre eux. Ce qu'il faut faire : Le service et le colis ne sont pas compatibles ou une « Autre option » non autorisée (comme Livraison le samedi) est sélectionnée pour l'envoi. Supprimez les options non autorisées pour le type d’envoi. |
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Erreur : L'option d'accessoire demandée n'est pas disponible entre les emplacements sélectionnés. |
Ce que cela signifie :Vous essayez d'effectuer une expédition par le biais d'UPS en sélectionnant l’option Neutre en carbone dans vos paramètres de compte UPS sur ShipStation. Le programme d’expédition neutre en carbone d’UPS n’est pas disponible dans ces zones. Ce qu'il faut faire : Allez à |
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Erreur : Numéro d’expéditeur manquant ou non valide |
Ce que cela signifie : Erreur de saisie du numéro de compte utilisé pour l'expédition. Ce qu'il faut faire : Si elle s’affiche après une connexion réussie au compte UPS, cette erreur est généralement liée à la facturation de tierce partie. Vérifiez que les données de facturation de tierce partie incluent un compte UPS valide. |
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Erreur : Nom de société expéditrice invalide ou manquant |
Ce que cela signifie : Aucun nom de société ne figure dans l’adresse de l’expéditeur. Ce qu'il faut faire : Le nom de la société expéditrice est obligatoire pour certaines expéditions UPS. Ajoutez soit un Nom de société à l'adresse d'expédition ou ajoutez un Nom de société dans l'onglet Marque des paramètres de la boutique. |
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Erreur : Expédition manquante ou invalide depuis « StateProvinceCode » |
Ce que cela signifie : UPS nécessite le code à deux chiffres de l'État/Province au lieu du nom de la ville ou de la province. Ce qu'il faut faire : Si vous expédiez vers ou à partir d'une adresse au Royaume-Uni, essayez de remplacer l'état ou la province par un code à deux lettres comme indiqué dans le tableau des états et provinces du Royaume-Uni (GB). Par exemple, utilisez JJ au lieu de Édimbourg. |
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Erreur : Il est impossible d’utiliser le numéro de compte des expéditeurs pour l’expédition. |
Ce que cela signifie : Problème lié à la facturation ou à un autre problème de compte UPS. Ce qu'il faut faire : Communiquez directement avec UPS pour discuter de la source de l’erreur et de sa résolution. |
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Erreur : Le nombre de colis sélectionné dépasse la limite actuelle |
Ce que cela signifie : Vous tentez d'annuler l'étiquette principale d'une expédition de colis multiples contenant plus de 20 expéditions. Ce qu'il faut faire : Contactez UPS directement si vous souhaitez annuler les étiquettes. UPS ne facture pas les frais d'affranchissement avant d'avoir balayé les expéditions. Vous n'êtes donc pas facturé pour les étiquettes non balayées, même si vous ne les avez pas annulées. |