Méthodes de gestion de la liste des commandes dans la grille des commandes en contrôlant de l'affichage, tri ou en utilisant la recherche.
Une fois que vous avez des commandes dans ShipStation, vous pouvez les afficher et les gérer dans l'onglet Commandes.
ShipStation offre plusieurs façons d'afficher, de rechercher et de trier vos commandes afin que vous puissiez trouver les commandes dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Cela inclut l'affichage de vos commandes en fonction du statut de la commande, l'utilisation de l'outil de recherche et le tri de la grille par champ.
Pour apprendre à utiliser les filtres, consultez l'article Filtrer les commandes.
La barre latérale de la grille des Commandes affiche les différents statuts de commande dans lesquels vos commandes pourraient se trouver. ShipStation affiche les commandes En attente d'expédition par défaut.
Si la commande est payée et prête à être expédiée, le statut de la commande dans ShipStation doit être En attente d'expédition. La plupart de vos commandes seront importées directement avec ce statut.
Une fois que vous avez créé une étiquette pour une commande, celle-ci passe automatiquement au statut Expédié . D’autres actions que vous effectuez peuvent déplacer des commandes vers d’autres statuts. Selon les boutiques auxquelles vous vous connectez, les commandes peuvent parfois être importées sous d'autres statuts, comme En attente de paiement. Vérifiez les détails dans le tableau de statuts ci-dessous pour en savoir plus sur le fonctionnement des statuts de commande dans ShipStation.
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Statut |
Détails |
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planification |
Le statut Planification n'apparaîtra que sur les comptes ShipStation avec le routage automatique activé. Pour en savoir plus sur le statut Planification, consultez notre article d'aide sur le routage automatique. Lorsque le routage automatique ne peut pas acheminer une commande, par exemple lorsque l'adresse de livraison ne peut pas être vérifiée ou qu'un article de la commande n'a pas de lieu d'expédition attribué, la commande sera déplacée vers l'état Planification afin que tout problème soit révisé et corrigé. |
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En attente de paiement |
Toute commande indiquant qu'elle est impayée sera importée dans en attente de paiement. Toutes les boutiques ne prennent pas en charge l'importation des commandes non payées. Consultez nos articles d'aide aux intégrations pour obtenir des détails sur l'importation des commandes spécifiques à vos boutiques. ShipStation mettra à jour l'état de la commande à En attente d'expédition lorsque la boutique envoie des informations mises à jour indiquant que la commande a été payée. Ou bien, vous pouvez marquer manuellement la commande comme payée. Vous ne pouvez pas créer d'étiquettes pour les commandes dont le statut est En attente de paiement! |
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En attente |
Les commandes En attente sont des commandes que vous ne voulez pas expédier immédiatement. Vous pouvez déplacer les commandes du statut En attente d'expédition afin que vos expéditeurs ne les expédient pas accidentellement avant qu'elles ne soient prêtes. Par exemple, si une commande contient un article en rupture de stock ou fait l'objet d'une alerte à la fraude, vous pouvez la déplacer vers le statut En attente jusqu'à ce que vous soyez prêt à l'expédier. Vous pouvez mettre manuellement les commandes en attente à tout moment, ou utiliser une règle d'automatisation pour faire passer les commandes au statut En attente lors de leur importation. Vous pouvez également retirer manuellement une commande de la mise en attente à partir de l'onglet Commandes ou à partir de la Recherche rapide et de la Recherche avancée. Certaines boutiques, comme Magento, prennent en charge le statut En attente et peuvent également envoyer ce statut à ShipStation. Consultez nos articles d'aide sur les intégrations pour connaître les détails spécifiques à votre canal de vente. |
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En attente d'expédition |
Les commandes prêtes à être expédiées seront importées sous le statut En attente d'expédition. C'est ici que la plupart de vos opérations de gestion des commandes aura lieu. |
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En attente de traitement |
Les commandes que vous envoyez au traitement mais pas encore traitées passeront au statut En attente de traitement. De plus, les commandes Amazon Seller Fulfilled Prime seront importées en tant qu'En attente de traitement, sauf si vous avez ajouté Amazon Buy Shipping à votre compte ShipStation. |
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Envoyé à |
Une fois que vous avez imprimé une étiquette pour une commande, ShipStation déplacera la commande au statut Expédié pour indiquer qu'il n'est plus nécessaire d'effectuer de travail sur cette commande. Les commandes seront également déplacées ici lorsque vous les marquerez comme expédiées. Une fois que le statut est passé à Expédié, la commande ne reçoit plus de mises à jour de la place de marché. ShipStation peut importer des commandes Expédiées depuis votre magasin afin que vous puissiez avoir un rapport complet des commandes expédiées dans ShipStation. |
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Annulé |
Lorsque vous annulez une commande dans ShipStation, le système la déplace vers le statut Annulé. Une fois annulée, il ne reçoit plus de mises à jour de la place de marché. ShipStation n'informe pas non plus votre boutique lorsque vous annulez des commandes dans ShipStation. Pour cette raison, nous vous recommandons d'annuler d'abord les commandes de votre boutique, puis d'actualiser ShipStation. De cette façon, vous vous assurez que le statut de la commande est le même sur les deux plateformes. ShipStation peut toujours importer des commandes annulées depuis votre boutique si vous avez besoin d'un rapport complet de toutes les commandes dans ShipStation. |
Les statuts des commandes de votre boutique peuvent ne pas correspondre exactement aux statuts utilisés par ShipStation. C'est parce que les statuts ShipStation se rapportent directement à votre flux de travail d'expédition, ce qui peut nécessiter des statuts différents de ceux fournis par votre boutique. ShipStation utilise un processus appelé mappage pour déterminer quels statuts de boutique correspondent aux statuts ShipStation.
Par exemple, le statut dans votre boutique pour une commande prête à être expédiée peut être Payée, Non exécutée, ou Autorisée.ShipStation importe les commandes ayant ces statuts sous En attente d'expédition.
Cependant, dès que vous expédiez une commande ou que vous l'indiquez comme expédiée dans ShipStation, nous envoyons une notification à votre boutique afin que cette dernière mette à jour la commande. Cela assure que les statuts demeurent identiques dans ShipStation et la plateforme de votre boutique.
Statuts des commandes dans vos magasins
Chaque magasin gère les statuts de commande conformément à ses propres normes, et tous les magasins ne prennent pas en charge tous les statuts.
Pour plus de détails sur les fonctions et les statuts pris en charge, ainsi que sur les limitations des plateformes de magasins spécifiques, consultez nos articles Intégration de magasins et de place du marché pour les magasins que vous connectez à ShipStation.
ShipStation dispose de deux options de recherche pour les commandes :
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Utilisez la recherche rapide pour rechercher rapidement des commandes en fonction du nom du destinataire, de l'article commandé, de l'UGS, du numéro de commande ou d'autres critères. Une recherche rapide est une recherche de style Commençant par dans l'onglet Commandes, ce qui signifie que les résultats de la recherche sont des éléments commençant par la valeur de recherche.
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Utilisez la recherche avancée lorsque vous souhaitez effectuer une recherche parmi tous les statuts de commande ou des statuts spécifiques en combinant les options de filtrage et les critères de date. La recherche avancée est une recherche de style Contient pour des critères spécifiques dans l'onglet Commandes.
Résultats de la recherche et date de la commande
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La recherche rapide a une limite de temps de deux ans pour la recherche de commandes. Si vous avez besoin de commandes plus anciennes, vous pouvez utiliser la recherche avancée.
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La recherche avancée est utilisée par défaut pour rechercher des commandes datant de moins de trois mois, mais vous pouvez personnaliser le filtre de date pour rechercher des commandes aussi loin qu'au moment de la création de votre compte.
Utilisez la recherche rapide pour trouver les commandes contenant les informations suivantes :
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Numéro de commande
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Nom de l'acheteur
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Nom du destinataire
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Nom de la compagnie
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Adresse courriel de l'acheteur
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Nom d'utilisateur (identifiant d'utilisateur provenant d'un magasin ou d'une place de marché)
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Ville du destinataire
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État du destinataire
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Ligne 1 de l'adresse du destinataire
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Nom de l'article
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UGS de l'article
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Numéro de suivi
Pour mieux comprendre le fonctionnement de la fonction de recherche rapide...
La recherche rapide est une recherche de style commence par. Par exemple, si vous recevez une commande de Saul Teesnak, ShipStation décomposera ce nom en Saul et Teesnak. Vous serez alors en mesure de rechercher cette commande en utilisant Saul Teesnak, Saul, Teesnak, etc. Cependant, vous ne trouverez pas cet commande en recherchant snak, car le mot snak commence par Tee.
Il en va de même pour les numéros de commande séparés par des tirets. Le numéro de commande 121-657485676-89705 se décompose en 121, 657485676, et 89705. Vous pourriez retrouver cette commande en saisissant le numéro complet de la commande, un mot ou le début d'un mot.
Vous ne pourrez pas effectuer de recherche rapide avec les derniers chiffres d'un numéro de commande. Pour cela, utilisez plutôt la Recherche avancée .
Après avoir lancé une recherche avec Quicksearch, vous pouvez annuler les envois dans vos résultats de recherche qui sont dans les statuts En attente de paiement, En attente, ou En attente d'expédition.
Pour annuler une commande à l'aide d'une recherche rapide :
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Allez sur l'onglet Commandes et utilisez la recherche rapide dans la barre latérale de gauche pour localiser une commande.
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Sélectionnez la commande désirée dans la grille.
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Allez dans le menu déroulant Autres actions et sélectionnez Annuler.
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Cliquez sur Confirmer dans la fenêtre contextuelle pour terminer l'annulation de la commande.
Si la commande a déjà été annulée ou expédiée l'option sera désactivée. Passez la souris sur le bouton Annuler pour voir une info-bulle expliquant pourquoi vous ne pouvez pas annuler les commandes dans ces statuts.
ShipStation propose une option de recherche avancée permettant de rechercher des commandes selon plusieurs critères de recherche et d'affiner les résultats de votre recherche avancée à l'aide de filtres.
Pour effectuer une recherche avancée.
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Cliquez sur Recherche avancée dans la barre latérale gauche de la grille Commandes.
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Sélectionnez les critères de votre recherche, puis cliquez sur Rechercher.
Voir le tableau ci-dessous pour des explications sur les critères de recherche disponibles.
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Choisissez Réinitialiser pour réinitialiser tous les champs et commencer une nouvelle recherche, ou sélectionnez Quitter la recherche avancée et revenez à l'affichage normal de la grille des commandes.
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Affinez et ciblez davantage vos résultats de recherche avancés en appliquant des filtres de commande dans la barre de filtre.
Le GIF ci-dessous affiche une recherche avancée dans une boutique spécifique pour trouver les commandes désignées avec des balises de commande différée et envoyer un courriel de notification de commande différée. Consultez cet article pour apprendre à créer des modèles de courriel personnalisés.
Le tableau suivant énumère les critères et les paramètres disponibles dans une recherche avancée.
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Critères |
Paramètres |
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Statut de la commande |
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magasin |
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Commande # |
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Recherche par nom ou courriel du destinataire |
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Nom de l'article |
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UGS de l'article |
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Option de l'article (valeur) |
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Date de Commande |
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Utilisez les en-têtes de colonne de la grille Commandes pour trier les commandes par critères, tels que Date de commande, Âge, Nom du destinataire ou d'autres informations de commande.
Cliquez et faites glisser les colonnes pour les organiser dans la séquence de votre choix. Faites défiler l'écran vers la gauche ou la droite pour afficher toutes les colonnes.
Cliquez sur le texte dans l'en-tête d'une colonne (par exemple, Âge, Nom de l'élément, ou Boutique) pour trier le contenu de cette colonne par ordre croissant ou décroissant (alphabétique, chronologique, numérique).
Si vous ne voyez pas une colonne que vous souhaitez consulter :
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Cliquez sur le bouton Colonnes.
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Dans la fenêtre contextuelle Gérer les colonnes, sélectionnez la ou les colonnes que vous souhaitez afficher dans la grille des commandes, et désélectionnez celles que vous ne souhaitez pas voir.
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Cliquez sur Sauvegarder les colonnes.
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Faites défiler vers la droite pour voir les colonnes ajoutées à la grille.
Cliquez et faites-les glisser pour les organiser dans la séquence souhaitée.
La fonction Grouper par vous permet de regrouper les commandes dont le statut est En attente d'expédition dans votre grille de commande selon divers caractéristiques. Cela peut vous aider à trouver rapidement les commandes qui ont quelque chose en commun afin de les préparer ensemble ou de les classer par ordre de priorité pour qu'elles s'intègrent plus facilement dans votre flux de travail.
La fonction Regrouper par vous permet de regrouper les commandes en fonction des attributs suivants :
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magasin
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# de lignes d'articles
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Quantité totale
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Pays
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Nom de l'article
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UGS de l'article
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Service demandé
Une fois que vous avez créé des groupes dans votre grille des commandes, vous pouvez effectuer des tris supplémentaires au sein des groupes et mettre à jour en masse toutes les commandes d'un groupe sélectionné.
Pour regrouper vos commandes dans la grille des commandes :
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Cliquez sur le bouton Regrouper par.
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Sélectionnez un champ pour regrouper vos commandes dans le menu déroulant.
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Cliquez sur Combiner avec un autre champ si vous souhaitez ajouter un autre champ pour regrouper les commandes.
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Sélectionnez un autre attribut pour regrouper les commandes, si nécessaire.
Le bouton « Regrouper par » permet de savoir combien d'attributs sont actuellement utilisés.
Votre grille de commandes sera maintenant triée en groupes selon les champs que vous avez spécifiés.
Cliquez sur les en-têtes de colonne pour effectuer un tri supplémentaire dans les groupes ou sélectionnez des groupes entiers pour mettre à jour en bloc toutes les commandes au sein du groupe. Vous pouvez également ajouter des filtres lorsque votre grille est groupée pour affiner davantage votre vue.
Pour rétablir l'état initial de la grille de commandes, cliquez sur le bouton Regrouper par et désélectionnez les champs.
Les commandes comportant plusieurs articles afficheront (Multiple) dans les colonnes UGS de l'article et Nom de l'article. Ces commandes auront également un triangle de divulgation dans la colonne # de commande qui vous permet d'ouvrir la commande et de visualiser tous les éléments qu'elle contient directement dans la grille des commandes.
Disponible uniquement avec la nouvelle mise en page
La possibilité d'afficher les articles individuels d'une commande de plusieurs articles dans la grille des Commandes n'est pas disponible dans l'ancienne version de ShipStation.
Si vous combinez des commandes, cela créera également une commande avec plusieurs articles et plusieurs numéros de commande.
Les images ci-dessous montrent une commande avec plusieurs articles et une commande qui a été combinée. La commande combinée affiche également (Multiple) dans la colonne No de commande.
Cliquez sur le triangle de divulgation dans la colonne # Commande pour révéler les articles multiples et les numéros de commande dans la grille.
Lorsque vous sélectionnez plusieurs commandes dans votre grille des commandes, vous pouvez indiquer à ShipStation comment regrouper les éléments de la commande dans la barre latérale d'expédition. Vous pouvez choisir de les regrouper par commandes ou par articles :
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commandes |
articles |
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Pour ajuster la façon dont les éléments sont regroupés, cliquez sur l'icône d'action et sélectionnez l'option que vous souhaitez utiliser.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez sélectionner 2 commandes ou plus et activer l'option Afficher la barre latérale.
Si vous utilisez ShipStation Legacy, le processus permettant de trier les commandes de diffère quelque peu de la nouvelle présentation. La fonction de recherche avancée a un aspect légèrement différent du menu, mais fonctionne de la même manière dans les deux mises en page.
Utilisez les en-têtes de colonne de la grille Commandes pour trier les commandes selon des critères tels que Date de commande, Âge, Nom du destinataire ou d'autres informations de commande.
Cliquez et faites glisser les colonnes pour les organiser dans la séquence de votre choix. Faites défiler l'écran vers la gauche ou la droite pour afficher toutes les colonnes.
Cliquez sur le texte du titre (par exemple, Âge, Nom de l'élément, ou Magasin ) dans l'en-tête d'une colonne pour trier le contenu de cette colonne par ordre croissant ou décroissant (alphabétique, chronologique, numérique).
Si vous ne voyez pas une colonne que vous souhaitez consulter :
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Cliquez sur le menu déroulant Colonnes.
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Sélectionnez la ou les colonne(s) que vous souhaitez afficher dans la grille Commandes, et désélectionnez celles que vous ne souhaitez pas voir.
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Faites défiler vers la droite pour voir les colonnes ajoutées à la grille.
Cliquez et faites-les glisser pour les organiser dans la séquence souhaitée.